ماذا يعني PDCA في الأعمال؟ دورة خطط-نفذ-تحقق-تصرف

ما هي دورة PDCA؟

دورة الخطة-التنفيذ-التحقق-التصرف (PDCA) هي تقنية تكرارية لحل المشكلات تتكون من أربع خطوات تُستخدم لتحسين العمليات التجارية. تم تطويرها في الأصل من قبل الفيزيائي الأمريكي والتر أ. شوارت خلال عشرينيات القرن الماضي، وتستمد الدورة إلهامها من التقييم المستمر للممارسات الإدارية واستعداد الإدارة لتبني الأفكار المدعومة والتخلي عن الأفكار غير المدعومة.

تم نشر هذه الطريقة من قبل رائد ضبط الجودة الدكتور دبليو إدواردز ديمينغ في الخمسينيات، الذي صاغ مصطلح "دورة شيوهارت" نسبة إلى معلمه. كان ديمينغ هو الذي أدرك أن دورة PDCA يمكن استخدامها لتحسين عمليات الإنتاج في الولايات المتحدة خلال الحرب العالمية الثانية.

النقاط الرئيسية

• دورة PDCA هي تقنية من أربع خطوات تُستخدم لحل المشكلات التجارية.
• يستخدم العديد من المديرين دورة PDCA دون علمهم، حيث إنها تشمل الكثير من نفس الإطار المستخدم في الإدارة الاستراتيجية.
• الخطوة الأخيرة في دورة PDCA (التصرف) تتطلب اتخاذ إجراءات تصحيحية لتحفيز ودعم التحسين المستمر للأعمال.
• عملية PDCA تشبه الفلسفة التجارية اليابانية كايزن.

• شهدت العديد من الشركات الكبرى، مثل تويوتا ونايكي، نموًا كبيرًا بعد تطبيق منهجيات PDCA أو Six Sigma.

كيف تعمل دورة PDCA

يمكن لدورة PDCA أن تساعد في تمييز الشركة عن منافسيها، خاصة في عالم الشركات اليوم، حيث تسعى الشركات دائمًا إلى إيجاد طرق لتبسيط عملياتها، وتقليل التكاليف، وزيادة الأرباح، وتحسين رضا العملاء.

يقوم العديد من المديرين بتطبيق دورة PDCA دون علم منهم للمساعدة في توجيه منظماتهم، حيث تشمل المبادئ الأساسية للتخطيط الاستراتيجي. يتم توضيح المكونات الأربعة لدورة PDCA أدناه.

خطة

يوفر خطة المشروع المحددة جيدًا إطارًا للعمل. من المهم أن تعكس المهمة والقيم الخاصة بالمنظمة. كما يجب أن تحدد أهداف المشروع بوضوح وتشير إلى أفضل طريقة لتحقيقها.

Do

هذه هي الخطوة التي يتم فيها تنفيذ الخطة. تم وضع الخطة لسبب ما، لذا من المهم أن يقوم المشاركون بتنفيذها كما هو موضح. يمكن تقسيم هذه المرحلة إلى ثلاثة أجزاء فرعية، بما في ذلك تدريب جميع الأفراد المشاركين في المشروع، والعملية الفعلية لأداء العمل، وتسجيل الأفكار أو البيانات للتقييم المستقبلي.

Check

عادةً، يجب أن يكون هناك نوعان من الفحوصات طوال فترة المشروع. أولاً، الفحوصات التي تتم بالتوازي مع التنفيذ لضمان تحقيق أهداف المشروع. ثانياً، مراجعة شاملة للمشروع تُجرى عند الانتهاء لتقييم النجاحات والإخفاقات بحيث يمكن إجراء التعديلات المستقبلية.

تصرف

الخطوة النهائية هي اتخاذ الإجراءات التصحيحية بمجرد تحديد الأخطاء السابقة وحلها. يتم تكرار دورة PDCA ويمكن إعادة تعريفها ربما لتحقيق نتائج أفضل تحت إرشادات جديدة.

نظرًا لطبيعته الدورية، فإن دورة PDCA هي شيء يمكن للشركات تنفيذه مرة واحدة ثم استخدامه بشكل مستمر للتكرار وتحسين عملياتها.

دورة PDCA و كايزن

عملية PDCA تشبه الفلسفة التجارية اليابانية كايزن، والتي تعني عند ترجمتها "التغيير للأفضل" أو "التحسين المستمر". كايزن هو المكان الذي يشارك فيه جميع الموظفين في تحسين الإنتاجية من خلال إيجاد الكفاءات في بيئة العمل. مثل دورة PDCA، يهدف كايزن إلى التحسين المستمر من خلال تغييرات صغيرة وتدريجية.

أمثلة على التغييرات التي قد يتم إجراؤها من خلال كايزن أو PDCA تشمل استخدام أنظمة جديدة، والقضاء على الهدر، أو تنفيذ التسليم في الوقت المناسب. ليس كل التغييرات تحتاج أن تكون صغيرة أو تدريجية.

المفهوم وراء PDCA وKaizen هو أن ثقافة المنظمة تتغير عندما يتعلم الموظفون أن يكونوا محللي مشاكل ومفكرين نقديين. دورة PDCA تختبر أفكار الموظفين، وتعدلها، ثم تنفذها إذا كانت لديها إمكانيات. الدورة هي عملية تكرارية تختبر المفاهيم باستمرار وتعزز التحسينات.

فوائد دورة PDCA

تسعى الشركات التي ترغب في تحسين عملياتها الداخلية والخارجية إلى تطبيق منهجية PDCA لتقليل الأخطاء وزيادة النتائج إلى أقصى حد. بمجرد تطبيقها، يمكن للشركات تكرار دورة PDCA وجعلها إجراءً تشغيليًا قياسيًا. المرحلة النهائية من المنهجية، "Act"، تتخذ الإجراءات التصحيحية وتجعل المنهجية مثالية لجهود التحسين المستمر.

أمثلة على دورة PDCA

عيادة مايو

قامت Mayo Clinic، وهي مستشفى ومركز أبحاث غير ربحي من الطراز العالمي، بإجراء دراسة لتحسين الجودة تناولت أوقات الانتظار للمرضى الذين كانوا مرشحين محتملين لجراحة زراعة القوقعة الكبيرة. كانت الفكرة هي تطبيق مبادئ كايزن لإزالة العوائق وتحسين الوصول للمرضى.

دَرَست الدراسة تحسين العلاجات المحددة، وإدارة سجلات المرضى، وأوقات الانتظار في غرف الانتظار. في النهاية، كانت هناك نتائج إيجابية للمرضى. من بين النتائج، انخفض متوسط وقت الدورة لاختبار الأهلية من 7.3 إلى 3 ساعات، وتم تقليل إجمالي مخزون العيادة بنسبة 31%.

تويوتا

اعتبارًا من عام 2021، كانت شركة تويوتا موتور كوربوريشن سابع أكبر شركة في العالم من حيث الإيرادات، وفقًا لـ FXSSI. تُعتبر كايزن وتويوتا مترادفتين لأن مبادئ تويوتا و"طريق تويوتا" تعرّف فكرة التحسين المستمر في نظام الإنتاج. يحصل موظفو تويوتا على حوافز لاكتشاف الممارسات غير الفعّالة وتصميم طرق لتحسينها، كما أن تطبيق دورة PDCA يدعم اتخاذ القرارات بسرعة.

نايكي

تبنت شركة نايكي فلسفة "اللين" lean، وهي فلسفة مشابهة لفلسفة كايزن. ينص بيان الابتكار للشركة على أن "اللين هو الأساس الذي نعتمد عليه في تعزيز التصنيع المستدام." يعكس هذا البيان ثقافة التحسين المستمر لدى نايكي التي تعتمد على الأشخاص الأقرب إلى العمل لحل المشكلات وتقديم منتجات ذات جودة في الوقت المناسب.

عندما تعرضت الشركة الرائدة في صناعة الأحذية الرياضية للانتقاد بسبب دفع أجور منخفضة، استخدمت الشركة منهجية PDCA لتمكين موظفيها وشركائها وعملائها. تم تقديم حوافز للمصانع لتحسين ظروف العمل، وتم استخدام نظام تقييم لقياس أداء مرافق الإنتاج.

حسّنت الشركة ظروف العمل للعمال، وألغت الهدر، وعيّنت مديرين يركزون على القيمة. ساعد الالتزام بالأساليب الرشيقة وKaizen شركة Nike على مضاعفة حجمها من حوالي 100 مليار دولار في عام 2015 إلى أكثر من 200 مليار دولار في عام 2021.

الأسئلة الشائعة حول PDCA

هل دورة PDCA هي نفسها إدارة الجودة الشاملة (TQM)؟

إدارة الجودة الشاملة (TQM)، التي تعتبر السلف لـ Six Sigma، تتضمن فلسفة PDCA، لكنها تتقدم خطوة إضافية.

وفقًا لـ Smartsheet، الذي ينقل عن مارلون والترز، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Horizon Group Consulting، "مع إدارة الجودة الشاملة (TQM)، عليك الانتظار حتى يؤكد عملاؤك أن المنتج جيد. أما مع سيجما ستة (Six Sigma)، في نهاية اليوم، لا تخمن ما إذا كان منتجك أفضل. أنت تعرف ذلك. إذا قمت بتحديد سوقك بشكل صحيح وكان منتجك هو الأنسب للفئة المستهدفة، فأنت تعرف أن لديك أفضل منتج من منظور العمليات."

كايزن، أو PDCA، هو أكثر من مجرد فلسفة حول كيفية تنظيم مكان العمل الأكبر وكيفية إشراك الزملاء. إنه أقل ارتباطًا بانتظار ملاحظات العملاء أو النتائج. كل من PDCA وTQM يعتبران الشركة بأكملها مسؤولة عن التحسين المستمر.

ما هو الفرق بين PDCA وSix Sigma؟

الفرق بين PDCA وSix Sigma هو أن Six Sigma هو مبدأ إدارة شامل يتضمن PDCA كجزء من هيكله. يوضح PDCA كيفية تنفيذ Six Sigma، وهو عملية التخطيط والتنفيذ والفعل والتحقق. تسمي Six Sigma هذه الطريقة بـDMAIC (التعريف، القياس، التحليل، التحسين، والتحكم).

وفقًا لوالترز، فإن PDCA يركز على الأشخاص بينما يركز Six Sigma على العمليات. على سبيل المثال، فإن مصطلح "التعريف" في Six Sigma يزيل العنصر البشري، ومصطلح "القياس" يركز على البيانات.

ما هو الفرق بين PDCA وPDSA؟

PDCA تعني التخطيط، التنفيذ، التحقق، العمل، بينما PDSA تعني التخطيط، التنفيذ، الدراسة، العمل. كلاهما نماذج لحل المشكلات تتكون من أربع مراحل تكرارية تُستخدم لتحسين عملية ما. الفرق الرئيسي بين الاثنين هو أن PDCA، التي تم تطويرها قبل نموذج PDSA، تحتوي على مرحلة "التحقق". في هذه المرحلة، يحدد الفريق ما إذا كان ما ينوون تحقيقه قد تحقق بالفعل من خلال مقارنة النتائج المتوقعة مع النتائج الفعلية. لذا، فإن PDCA تحتوي على عملية تحقق مدمجة لكل دورة في العملية.

الخلاصة

دورة PDCA، وPDSA، وكايزن، وستة سيجما هي جميعها طرق مثبتة لتحسين العمليات بشكل مستمر. العديد من الشركات بما في ذلك Nike وToyota وعيادة Mayo والعديد من الشركات الأخرى شهدت نموًا كبيرًا بعد تطبيق واحدة أو أكثر من هذه الاستراتيجيات التكرارية. يغير هذا المفهوم ثقافة العمل بحيث يكون لجميع الأطراف المعنية دور في تقديم الآراء ويمكنهم العمل كمحللين للمشكلات ومفكرين نقديين. والنتيجة هي المزيد من الأفكار للتغيير.