ما هي قاعدة التسجيل؟
تتطلب قاعدة التسجيل مراقبة خاصة للأشخاص المسجلين لدى FINRA الذين لديهم تاريخ مضطرب والشركات التي توظف مثل هؤلاء الأفراد بأعداد كبيرة. تُعرف بشكل رسمي أكثر باسم قاعدة هيئة تنظيم الصناعة المالية رقم 3170، "تسجيل الأشخاص المسجلين بواسطة شركات معينة"، وتهدف ما يُسمى بـ"قاعدة التسجيل" إلى المساعدة في تلبية الحاجة العامة لمزيد من الإشراف على بعض الممثلين المسجلين الذين لديهم سجلات تنظيمية وامتثال مضطربة.
كما يتناول الظروف والاحتياجات الخاصة للإشراف عندما تقوم شركة بتوظيف عدد كبير من الأفراد المنضبطين الذين كانوا يعملون سابقًا في شركة تم طردها أو تم إلغاء تسجيلها، حيث لم يتم الإشراف عليهم وتدريبهم بشكل كافٍ.
النقاط الرئيسية
- قاعدة التسجيل هي أمر من FINRA لمنح إشراف إضافي ومراقبة من أجل متابعة الشركات التي توظف ممثلين مسجلين لديهم تاريخ من المشاكل المتعلقة بالامتثال.
- ستختلف متطلبات التسجيل اعتمادًا على حجم الشركة المنضبطة.
- يجب الاحتفاظ بجميع التسجيلات التي تم إجراؤها لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات من تاريخ إنشائها، على أن تكون السنتان الأوليان في مكان يسهل الوصول إليه.
- يجب على كل شركة تسجيل أن تقوم بفهرسة الأشرطة المحتفظ بها حسب الشخص المسجل والتاريخ.
فهم قاعدة Taping
دخلت قاعدة التسجيل حيز التنفيذ في 1 ديسمبر 2014، وتم اعتمادها في كتاب قواعد FINRA الموحد لتحل محل قاعدة NASD رقم 3010(b)(2)، على الرغم من أن أحكام قاعدة التسجيل دخلت حيز التنفيذ في عام 1998 عندما وافقت لجنة الأوراق المالية والبورصات (SEC) على تعديلات لقاعدة NASD. وتحديدًا، وافقت لجنة الأوراق المالية والبورصات على مطلب بأن يقوم الأعضاء "بإنشاء وتطبيق والحفاظ على إجراءات إشرافية مكتوبة خاصة، بما في ذلك تسجيل المحادثات، عندما يقومون بتوظيف أكثر من نسبة محددة من الأشخاص المسجلين من شركات معينة تم طردها أو تم إلغاء تسجيلات الوسيط/التاجر الخاصة بها بسبب انتهاكات لقواعد ممارسات البيع ('الشركات المعاقبة')."
قاعدة التسجيل: الإشراف على الشركة في الممارسة العملية
وفقًا لـ FINRA، فإن قاعدة التسجيل "تتطلب من الشركة إنشاء وتطبيق والحفاظ على إجراءات مكتوبة خاصة للإشراف على أنشطة التسويق عبر الهاتف لجميع الأشخاص المسجلين لديها، بما في ذلك تسجيل المحادثات، إذا قامت الشركة بتوظيف أكثر من نسبة محددة من الأشخاص المسجلين من الشركات التي تفي بتعريف قاعدة FINRA 3170 لـ 'الشركة المعاقبة'." لمساعدة الشركات في الامتثال لقاعدة FINRA 3170، توفر FINRA "قائمة الشركات المعاقبة"، التي تحدد تلك الشركات التي تفي بتعريف "الشركة المعاقبة".
النسبة المئوية المستخدمة لتحديد ما إذا كانت الإجراءات الإشرافية بحاجة إلى التنفيذ تعتمد على حجم الشركة. تتراوح هذه النسبة من 40% للشركات الصغيرة إلى 20% للشركات الكبيرة. تتضمن الإجراءات الإشرافية تسجيل جميع المكالمات الهاتفية التي يجريها الموظفون المسجلون مع العملاء المحتملين والحاليين لمدة ثلاث سنوات. اعتبارًا من يناير 2021، كان هناك ست شركات معترف بها من قبل FINRA كشركات منضبطة.
يجب على الشركات التأكد من تسجيل أي وسيلة اتصالات تُستخدم بانتظام من قبل الأشخاص المسجلين عند التواصل مع العملاء. يشمل ذلك الخطوط الأرضية والهواتف المحمولة. إذا لم يكن من الممكن تسجيل المكالمات عبر الهواتف المحمولة، يجب على الشركة حظر استخدامها عند التواصل مع العملاء، إلا إذا كان استخدامها مبرراً لأسباب تجارية أخرى.