تعريف
القسيمة هي وثيقة تستخدمها إدارة الحسابات الدائنة في الشركة لجمع وتخزين جميع المستندات الداعمة اللازمة للموافقة على دفع الالتزام.
ما هو القسيمة؟
قسيمة الدفع هي وثيقة تستخدمها إدارة الحسابات الدائنة في الشركة لجمع وتخزين جميع المستندات الداعمة اللازمة للموافقة على دفع الالتزام. قد تصدر الحكومات أيضًا قسائم قابلة للاسترداد لبرامج مختلفة مثل اختيار المدارس، أو الإسكان، أو المبادرات الاجتماعية والرفاهية.
قد يشير القسيمة أيضًا إلى مستند، مثل الكوبون أو التذكرة، الذي يمكن استبداله ببعض السلع أو الخدمات. هذا شائع في صناعة الضيافة. على سبيل المثال، قد تصدر شركات الطيران والفنادق والمطاعم قسائم يمكن استبدالها بغرف أو رحلات أو أجور.
النقاط الرئيسية
- القسيمة هي وثيقة تستخدمها إدارة الحسابات الدائنة في الشركة وتحتوي على المستندات الداعمة للفاتورة.
- القسيمة هي في الأساس الوثيقة الداعمة للحسابات الدائنة، وهي الفواتير المستحقة على الشركات للبائعين والموردين.
- يمكن أن تتضمن المستندات في القسيمة فاتورة المورد، المبلغ المستحق، تاريخ الاستحقاق، حسابات دفتر الأستاذ العام، وإيصالات الشحن.
- يتم جمع جميع المبالغ المستحقة للقسائم غير المسددة، ويتم تسجيل المبلغ الإجمالي كمستحقات دائنة في الميزانية العمومية.
- تستخدم القسائم أيضًا من قبل الحكومات والشركات الخاصة، حيث يمكن استبدالها بسلع أو خدمات متنوعة.
فهم القسائم
القسيمة هي في الأساس الوثيقة الداعمة للحسابات الدائنة. الحسابات الدائنة هي الفواتير قصيرة الأجل التي تدين بها الشركات للبائعين والموردين.
القسيمة مهمة لأنها آلية رقابة محاسبية داخلية تضمن أن كل دفعة يتم تفويضها بشكل صحيح وأن السلع أو الخدمات المشتراة قد تم استلامها بالفعل.
تمتلك الشركات التزامات مالية قصيرة الأجل متنوعة تجاه الموردين والبائعين خلال فترة المحاسبة. قد تحتاج الشركة إلى شراء المخزون أو المواد الخام من الموردين التي تُستخدم في إنتاج سلع الشركة. يمنح الموردون بشكل أساسي تمديدًا للائتمان للشركة مما يسمح بالدفع في المستقبل القريب مثل 30 أو 60 أو 90 يومًا.
القسيمة هي نموذج يتضمن جميع المستندات الداعمة التي توضح الأموال المستحقة وأي مدفوعات لمورد أو بائع مقابل مستحقات غير مدفوعة. يتم تسجيل القسيمة والمستندات اللازمة في سجل القسائم.
متطلبات القسيمة
بعض الوثائق الداعمة في القسيمة يمكن أن تشمل:
- اسم البائع أو المورد الذي سيتم الدفع له
- شروط الدفع مثل المبلغ المستحق، وتاريخ الاستحقاق، وأي خصومات يمنحها المورد عند دفع الفاتورة مبكرًا.
- طلب الشراء الخاص بالشركة
- إيصال يوضح أن البضائع تم استلامها من قبل الشركة من المورد.
- توقيعات من الممثلين المفوضين في الشركة لعملية الشراء والدفع
- إثبات الدفع والتاريخ بمجرد دفع الفاتورة للمورد.
غالبًا ما تحتوي القسائم على تواريخ انتهاء صلاحية بالإضافة إلى شروط وأحكام وقيود مختلفة. تأكد من فهم هذه الأمور من أجل استردادها بنجاح.
اعتبارات خاصة
يتم تسجيل إجمالي المبالغ لجميع القسائم التي لديها أرصدة مستحقة كحسابات دائنة في الميزانية العمومية. بمجرد دفع القسيمة، يتم تضمين إثبات الدفع في القسيمة وتسجيلها كقسيمة مدفوعة.
تُعتبر قسائم الشركة مصدرًا رئيسيًا للأدلة عند إجراء التدقيق. يقوم المدقق بتنفيذ مجموعة من الإجراءات لتحديد ما إذا كانت البيانات المالية خالية من الأخطاء المادية.
تُوثِّق القسائم أن البضائع المشتراة قد تم استلامها بالفعل، مما يدعم تأكيد المدقق بأن البضائع والخدمات المدرجة في البيانات المالية موجودة بالفعل.
تُبرر القسائم أيضًا المدفوعات النقدية للشركة إلى البائعين وتوثق الحسابات في دفتر الأستاذ العام المستخدمة لتسجيل المعاملة.
استخدام نظام القسائم يقلل أيضًا من خطر تواطؤ الموظفين لسرقة أصول الشركة. تعتمد الشركات على تقسيم المهام لمنع سرقة الموظفين، مما يعني أن المهام الحرجة تُسند إلى أشخاص مختلفين داخل المنظمة.
توثّق مستندات القسائم أن المهام يتم تنفيذها بواسطة عدة أشخاص وتُنشئ أثرًا ورقيًا بحيث يمكن للمراجع التأكد من أن الواجبات قد تم فصلها بشكل صحيح.
مثال على قسيمة
يقوم مطعم محلي بطلب اللحوم والأسماك كل بضعة أيام من الموردين. يقوم مدير المطعم بملء طلب شراء لـ 30 رطلاً من اللحوم، ويقوم المالك بتوقيع الطلب للموافقة على الشحنة.
عند استلام الشحنة، يتم مقارنة محتويات الشحنة مع أمر الشراء للتأكد من أن الشحنة تتطابق مع ما تم طلبه. يقوم المطعم بإكمال إيصال الشحن لتوثيق العملية، ويتم مقارنة إيصال الشحن مع فاتورة البائع.
القسيمة، وهي صفحة غلاف تشرح المستندات المرفقة، تتضمن أمر الشراء، وإيصال الشحن، والفاتورة. يتم إضافة مبلغ الشراء وتسجيله في الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية حتى يتم الدفع. يقوم المالك بمراجعة جميع معلومات القسيمة قبل توقيع الشيك.
تشمل القسيمة أيضًا حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لتسجيل المعاملة. يمكن للمطعم، على سبيل المثال، أن يخصم من حساب مخزون اللحوم ويقيد حساب النقدية لتسجيل الدفع.
يتم تسجيل استلام الدفع والتاريخ لإظهار أن القسيمة قد تم دفعها. ستظهر الحسابات الدائنة الرصيد المنخفض بسبب دفع الفاتورة، بافتراض عدم وجود مستحقات إضافية تم إنشاؤها.
لماذا يُعتبر القسيمة مهمة؟
تكمن أهمية القسيمة في كونها آلية تحكم محاسبية داخلية تضمن أن كل دفعة تتم بموافقة صحيحة وأن العنصر المشتري قد تم استلامه بالفعل.
كيف تكون القسائم مفيدة؟
تعتبر القسائم أمرًا حيويًا عند إجراء التدقيق. فهي تعمل كمصدر رئيسي للأدلة حيث توثق أن السلع والخدمات المدرجة في البيانات المالية موجودة بالفعل. كما أنها تؤكد مدفوعات النقدية للشركة إلى الأطراف الخارجية، مثل الموردين. بالإضافة إلى ذلك، تعمل القسائم أيضًا كأداة للتوازن والتحقق وتقلل من خطر سرقة الموظفين.
ما الذي يتضمنه القسيمة؟
عادةً ما يتضمن القسيمة جميع المستندات الداعمة التي توضح الأموال المستحقة وأي مدفوعات تم إجراؤها لحساب مستحق الدفع. بعض المستندات الشائعة تشمل فواتير الموردين، اسم المورد، شروط الدفع مثل المبلغ المستحق، تاريخ الاستحقاق، وأي خصومات للدفع المبكر للفاتورة، أمر الشراء الخاص بالشركة، إيصال البضائع المستلمة، حسابات دفتر الأستاذ العام، توقيعات الممثلين المفوضين، إثبات دفع الفاتورة، وتاريخ الدفع.
ما هو قسيمة الإسكان القسم 8؟
برنامج قسائم اختيار السكن، المعروف أيضًا باسم الإسكان القسم 8، هو برنامج فيدرالي يساعد الأسر ذات الدخل المنخفض أو المعاقين في الحصول على سكن خاص ميسور التكلفة. يمكن للأسر المؤهلة استخدام قسائمها لأي نوع من المنازل وليست مقيدة بمشاريع الإسكان المدعومة أو وحدات الشقق.
ما هو القسيمة المدرسية؟
تمنح قسيمة المدرسة العائلات المؤهلة الحق في اختيار مدرسة خاصة أو مدرسة تشارتر، باستخدام جزء من التمويل الحكومي الذي كان مخصصًا للمدارس العامة.
الخلاصة
القسائم التي تستخدمها الشركات في المحاسبة توفر المعلومات اللازمة لدفع الالتزامات، وخاصة تلك المتعلقة بالموردين. تساعد القسائم في تنظيم المدفوعات وتعمل كدليل في عمليات التدقيق. القسائم في مصطلحات مختلفة يمكن استبدالها في برامج حكومية وكذلك للحصول على فوائد تقدمها الشركات للعملاء.