ما هي المصروفات المستحقة؟
المصروفات المستحقة، والمعروفة أيضًا بالالتزامات المستحقة، هي تلك المصروفات التي يتم الاعتراف بها في السجلات قبل أن يتم دفعها. يتم تسجيل هذه المصروفات في الفترة المحاسبية التي تم تكبدها فيها.
المحاسبة على أساس الاستحقاق هي الطريقة المحاسبية المفضلة وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).
النقاط الرئيسية
- يتم الاعتراف بالمصروفات المستحقة في السجلات عند تكبدها، وليس عند دفعها.
- المحاسبة على أساس الاستحقاق تتطلب المزيد من قيود اليومية مقارنة بالمحاسبة البسيطة على أساس النقدي.
- يوفر المحاسبة على أساس الاستحقاق صورة مالية أكثر دقة من المحاسبة على أساس النقد.
- غالبًا ما يُطلب من الشركات الكبيرة العامة التي تُدرج أسهمها في البورصات الامتثال لمحاسبة الاستحقاق بدلاً من طريقة المحاسبة النقدية.
- تُعتبر المستحقات اعترافًا بالأحداث التي حدثت بالفعل ولكن لم يتم تسوية النقد بعد، بينما تُعتبر المدفوعات المسبقة اعترافًا بالأحداث التي لم تحدث بعد ولكن تم تسوية النقد.
فهم المصروفات المستحقة
نظرًا لأن المصروفات المستحقة تمثل التزام الشركة بإجراء مدفوعات نقدية مستقبلية، فإنها تظهر في الميزانية العمومية للشركة كخصوم متداولة. يمكن أن تكون المصروفات المستحقة تقديرية وتختلف عن فاتورة المورد، التي ستصل في تاريخ لاحق. وفقًا لـ طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق، يتم الاعتراف بالمصروفات عند تكبدها، وليس بالضرورة عند دفعها.
مثال على المصروفات المستحقة هو عندما تشتري الشركة مستلزمات من مورد ولكن لم تتلق بعد فاتورة الشراء. تشمل الأشكال الأخرى للمصروفات المستحقة مدفوعات الفائدة على القروض، والضمانات على المنتجات أو الخدمات المستلمة، والضرائب—جميعها تم تكبدها أو الحصول عليها، ولكن لم يتم تلقي فواتير لها ولا تم إجراء مدفوعات. يتم استحقاق عمولات الموظفين والأجور والمكافآت في الفترة التي تحدث فيها، على الرغم من أن الدفع الفعلي يتم في الفترة التالية.
عندما تقوم الشركة بتجميع (تراكم) النفقات، فإن جزءًا من الفواتير غير المدفوعة يتراكم أيضًا. هذا يؤدي إلى زيادة كل من النفقات والالتزامات المالية للشركة.
الأساس المحاسبي النقدي مقابل أساس الاستحقاق
المحاسبة على أساس الاستحقاق تختلف عن المحاسبة على الأساس النقدي، التي تسجل الأحداث المالية والمعاملات فقط عند تبادل النقد—مما يؤدي غالبًا إلى المبالغة أو التقليل في تقدير الدخل وأرصدة الحسابات.
على الرغم من أن طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق تتطلب جهدًا كبيرًا لأنها تتطلب تسجيلًا مكثفًا، إلا أنها تعتبر مقياسًا أكثر دقة لمعاملات وأحداث الشركة لكل فترة. هذه الصورة الأكثر اكتمالاً تساعد مستخدمي البيانات المالية على فهم أفضل للوضع المالي الحالي للشركة وتوقع وضعها المالي المستقبلي.
المصروفات المستحقة مقابل المصروفات المدفوعة مقدمًا
المصروفات المستحقة هي عكس المصروفات المدفوعة مسبقًا. المصروفات المدفوعة مسبقًا هي مدفوعات تُجرى مقدمًا مقابل السلع والخدمات التي يُتوقع تقديمها أو استخدامها في المستقبل. بينما تمثل المصروفات المستحقة التزامات، تُعترف المصروفات المدفوعة مسبقًا كأصول في الميزانية العمومية. وذلك لأن الشركة يُتوقع أن تحصل على منفعة اقتصادية مستقبلية من الدفع المسبق.
من ناحية أخرى، المصروف المستحق هو حدث حيث تكون الشركة قد اكتسبت التزامًا بدفع مبلغ لشخص آخر لكنها لم تقم بذلك بعد. على سبيل المثال، هناك دعوى قضائية من المتوقع أن تخسرها الشركة، لذا تقوم الشركة بتسجيل المصروف والالتزام بالدفع المتوقع، حتى وإن لم يتم الدفع بعد. لذلك، هو عكس الدفع المسبق حرفيًا؛ حيث أن الاستحقاق هو الاعتراف بشيء قد حدث بالفعل ولم يتم تسوية النقدية بعد.
مزايا وعيوب المصروفات المستحقة
المزايا
تجعل المصروفات المستحقة نظريًا البيانات المالية للشركة أكثر دقة. بينما تعتبر طريقة النقد أكثر بساطة، تسعى المصروفات المستحقة إلى تضمين الأنشطة التي قد لا تكون قد تمت بالكامل ولكنها ستحدث لاحقًا. يمكنك الاطلاع على المزيد من التفاصيل هنا.
لنأخذ مثالاً حيث تدخل شركة في عقد للحصول على خدمات استشارية. إذا تلقت الشركة فاتورة بمبلغ 5,000 دولار، فإن النظرية المحاسبية تنص على أن الشركة يجب أن تعترف تقنيًا بهذه المعاملة لأنها ملزمة تعاقديًا بدفع مقابل الخدمة.
قد تجعل المصروفات المستحقة من السهل على الشركات التخطيط ووضع الاستراتيجيات. غالبًا ما تؤدي المصروفات المستحقة إلى نتائج مالية أكثر اتساقًا، حيث يمكن للشركات تضمين المعاملات المتكررة في تقاريرها المالية التي قد لم يتم دفعها بعد. بالإضافة إلى ذلك، قد تكون المصروفات المستحقة متطلبًا للإبلاغ المالي اعتمادًا على الشركة ومتطلبات تقديمها إلى لجنة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية (SEC).
عيوب
بسبب العمل الإضافي المتعلق بتسجيل المصروفات المستحقة، فإن هذه الطريقة في المحاسبة تستغرق وقتًا أطول وتتطلب جهدًا أكبر من الموظفين لإعدادها. هناك احتمال أكبر لحدوث أخطاء في البيانات، خاصة إذا لم يتم استخدام قيود اليومية العكسية التلقائية. بالإضافة إلى ذلك، تواجه الشركة خطر تسجيل مصروف مستحق قد تكون قد دفعته بالفعل عن طريق الخطأ.
أخيرًا، فإن طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق تخلط بين التدفق النقدي واستخدام النقد لأنها تشمل المعاملات غير النقدية التي لم تؤثر بعد على الحسابات المصرفية. بالنسبة لشركة كبيرة، سيكون دفتر الأستاذ العام مليئًا بالمعاملات التي تبلغ عن عناصر ليس لها تأثير على كشف حساب البنك الخاص بالشركة ولا تؤثر على المبلغ الحالي للنقد المتاح.
المصروفات المستحقة
الإيجابيات
قد تجعل البيانات المالية أكثر توافقًا مع العمليات التجارية الفعلية.
غالبًا ما يجعل البيانات المالية الشهرية أكثر اتساقًا.
قد يوفر معلومات أكثر فائدة للإدارة لاتخاذ القرارات/الخطط
يلتزم بمتطلبات التقارير المالية الخارجية
السلبيات
غالبًا ما يتطلب وقتًا وموارد أكثر للتحضير مقارنةً بطريقة المحاسبة النقدية.
عادةً ما يؤدي إلى زيادة خطر الخطأ في البيانات المالية (عدم انعكاس المستحقات أو التكرار العرضي)
قد يعقد بعض التقارير من خلال تشويش استخدام النقد واحتياجات رأس المال.
اعتبارات خاصة
القيود العكسية
مكون حيوي للمصروفات المستحقة هو الإدخالات العكسية، وهي قيود اليومية التي تلغي معاملة في فترة لاحقة.
المصاريف المستحقة ليست مصممة لتكون دائمة؛ فهي تهدف إلى أن تكون سجلات مؤقتة تحل محل المعاملة الحقيقية على المدى القصير. يجب أن يكون لكل مصروف مستحق قيد عكسي؛ بدون القيد العكسي، تخاطر الشركة بتكرار المعاملات من خلال تسجيل كل من الفاتورة الفعلية عند دفعها وكذلك المصروف المستحق.
نهاية الشهر/نهاية السنة
المصاريف المستحقة شائعة في نهاية فترة المحاسبة. غالبًا ما تحاول الشركة تسجيل أكبر عدد ممكن من الفواتير الفعلية خلال فترة المحاسبة قبل إغلاق دفتر الأستاذ الخاص بـ الحسابات الدائنة (AP). بعد ذلك، يقوم موظفو المحاسبة الداعمون بتحليل المعاملات/الفواتير التي قد لم يتم تسجيلها من قبل فريق الحسابات الدائنة وتسجيل المصاريف المستحقة.
بالنسبة للشركات المسؤولة عن التقارير الخارجية، تلعب المصاريف المستحقة دورًا كبيرًا في إنهاء عمليات نهاية الشهر أو نهاية الربع أو نهاية السنة المالية. عادةً لا تقوم الشركة بتسجيل المصاريف المستحقة خلال الشهر؛ بدلاً من ذلك، يتم تسجيل المصاريف المستحقة خلال فترة الإغلاق.
مثال على المصاريف المستحقة
تدفع الشركة رواتب موظفيها في اليوم الأول من الشهر التالي مقابل الخدمات التي تم تلقيها في الشهر السابق. لذلك، سيتم دفع رواتب الموظفين الذين عملوا طوال شهر نوفمبر في ديسمبر. إذا قامت الشركة في 31 ديسمبر بتسجيل بيان الدخل فقط للمدفوعات الرواتب التي تم دفعها، فسيتم إغفال المصروفات المستحقة من خدمات الموظفين لشهر ديسمبر.
لأن الشركة تكبدت فعليًا نفقات رواتب لمدة 12 شهرًا، يتم تسجيل قيد تسوية في دفتر اليومية في نهاية الفترة المحاسبية لنفقات الشهر الأخير. سيكون تاريخ قيد التسوية هو 31 ديسمبر وسيكون هناك قيد مدين في حساب نفقات الرواتب في قائمة الدخل وقيد دائن في حساب الرواتب المستحقة الدفع في الميزانية العمومية.
عندما يتلقى قسم المحاسبة في الشركة الفاتورة بالمبلغ الإجمالي للرواتب المستحقة، يتم قيد حساب الحسابات الدائنة. توجد الحسابات الدائنة في قسم الخصوم المتداولة في الميزانية العمومية وتمثل الخصوم قصيرة الأجل للشركة. بعد سداد الدين، يتم قيد حساب الحسابات الدائنة ويتم قيد حساب النقدية.
كيف يتم حساب المصروفات المستحقة؟
المصروف المستحق، المعروف أيضًا بالالتزام المستحق، هو مصطلح محاسبي يشير إلى المصروف الذي يتم الاعتراف به في السجلات قبل دفعه. يتم تسجيل المصروف في الفترة المحاسبية التي يتم تكبده فيها. نظرًا لأن المصروفات المستحقة تمثل التزام الشركة بإجراء مدفوعات نقدية مستقبلية، فإنها تظهر في الميزانية العمومية للشركة كالتزامات حالية.
ما هي بعض الأمثلة على المصروفات المستحقة؟
مثال على المصروفات المستحقة هو عندما تشتري الشركة مستلزمات من مورد ولكن لم تتلق بعد فاتورة الشراء. تشمل الأشكال الأخرى للمصروفات المستحقة مدفوعات الفائدة على القروض، والضمانات على المنتجات أو الخدمات المستلمة، والضرائب—جميعها تم تكبدها أو الحصول عليها، ولكن لم يتم تلقي فواتير لها ولا تم إجراء مدفوعات. يتم استحقاق عمولات الموظفين والأجور والمكافآت في الفترة التي تحدث فيها، على الرغم من أن الدفع الفعلي يتم في الفترة التالية.
كيف يختلف المحاسبة على أساس الاستحقاق عن المحاسبة على أساس النقد؟
يقيس المحاسبة على أساس الاستحقاق أداء الشركة وموقعها من خلال التعرف على الأحداث الاقتصادية بغض النظر عن توقيت حدوث المعاملات النقدية، بينما تسجل المحاسبة النقدية المعاملات فقط عند حدوث الدفع. تقدم المحاسبة على أساس الاستحقاق مقياسًا أكثر دقة لمعاملات وأحداث الشركة لكل فترة. غالبًا ما تؤدي المحاسبة على الأساس النقدي إلى المبالغة أو التقليل من الدخل وأرصدة الحسابات.
ما هي المصروفات المدفوعة مسبقًا؟
المصروفات المدفوعة مسبقًا هي نوع من الأصول في الميزانية العمومية التي تنتج عن قيام الشركة بدفع مبالغ مقدمة مقابل سلع أو خدمات سيتم استلامها في المستقبل. يتم تسجيل المصروفات المدفوعة مسبقًا في البداية كأصول، ولكن يتم تحميل قيمتها كمصروفات على قائمة الدخل بمرور الوقت. وعلى عكس المصروفات التقليدية، ستحصل الشركة على شيء ذي قيمة من المصروفات المدفوعة مسبقًا على مدار عدة فترات محاسبية.
ما هي القيد المحاسبي للمصروفات المستحقة؟
يتم الاعتراف بالمصروفات المستحقة عن طريق قيد الجانب المدين في حساب المصروفات المناسب وقيد الجانب الدائن في حساب الالتزامات المستحقة. يجب إعداد قيد محاسبي ثانٍ في الفترة التالية لعكس القيد السابق.
على سبيل المثال، ترغب شركة في تسجيل فاتورة خدمات بقيمة 10,000 دولار لتسجيل المصروف في شهر يونيو. سيكون القيد المحاسبي لشهر يونيو للشركة هو خصم على مصروفات الخدمات وائتمان على الحسابات المستحقة الدفع. ثم، نظريًا، تدفع الشركة الفاتورة في يوليو، وفي هذه المرحلة تقوم بخصم حساب الحسابات المستحقة الدفع لإزالة الالتزام (الذي تم دفعه الآن) وتسجيل ائتمان في النقدية لتعكس التدفق النقدي الخارج.
الخلاصة
تقوم الشركات التي تستخدم طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق بـالاعتراف بالمصروفات المستحقة، وهي التكاليف التي لم يتم دفعها بعد ولكن تم تكبدها بالفعل. تجعل المصروفات المستحقة مجموعة البيانات المالية أكثر اتساقًا من خلال تسجيل الرسوم في فترات محددة، على الرغم من أن هذا النوع من المحاسبة يتطلب المزيد من الموارد لتنفيذه.
بينما يعترف نظام المحاسبة النقدي بالعناصر عند دفعها، يعترف نظام المحاسبة على أساس الاستحقاق بالمصروفات المستحقة بناءً على وقت تقديم الخدمة أو استلامها.