ما هو الجرد الدوري؟
يشير مصطلح نظام الجرد الدوري إلى طريقة لتقييم المخزون لأغراض التقارير المالية حيث يتم إجراء جرد فعلي للمخزون في فترات زمنية محددة. كنظام محاسبي، يأخذ الجرد الدوري المخزون في بداية الفترة، ويضيف مشتريات المخزون الجديدة خلال الفترة، ويخصم المخزون النهائي لاشتقاق تكلفة البضائع المباعة (COGS). يعتبر من السهل تنفيذه وفعّال من حيث التكلفة للشركات التي تستخدمه، والتي عادة ما تكون شركات صغيرة.
النقاط الرئيسية
- الجرد الدوري هو طريقة محاسبية تتطلب إجراء جرد فعلي في فترات زمنية محددة.
- يمكن تنفيذ جرد المخزون الدوري شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا، بدلاً من القيام بذلك بانتظام أو بعد كل عملية بيع.
- غالبًا ما تستخدم الشركات الصغيرة التي لديها عدد قليل من الموظفين والشركات التي تبيع كميات منخفضة نظام الجرد الدوري.
- غالبًا ما يكون هذا الأسلوب في المحاسبة أسهل وأكثر فعالية من حيث التكلفة للتنفيذ.
- تستخدم الشركات الأكبر والأكثر استقرارًا نظام الجرد الدائم، الذي يقوم بتحديث قوائم الجرد الخاصة بها بشكل منتظم، حتى بعد بيع البضائع.
كيف يعمل الجرد الدوري
يشير مصطلح المخزون إلى المواد الخام أو السلع التامة الصنع التي تمتلكها الشركات وتكون متاحة للبيع. يتم الاحتفاظ بالمخزون عادةً من قبل الشركة خلال سير العمل العادي. يُعتبر المخزون من بين أكثر الأصول قيمةً التي تمتلكها الشركة لأنه يُعد أحد المصادر الرئيسية للإيرادات.
هناك عدة طرق يمكن للشركات من خلالها حساب مخزونها. واحدة من هذه الطرق هي نظام الجرد الدوري. يتطلب هذا الأسلوب المحاسبي إجراء جرد فعلي للمخزون في أوقات محددة، مثل نهاية الربع أو السنة المالية. هذا يعني أن الشركة التي تستخدم هذا النظام تتبع المخزون المتاح في بداية ونهاية تلك الفترة المحاسبية المحددة. لا يتم تتبع المخزون بشكل منتظم أو عند تنفيذ المبيعات. كما يسمح نظام الجرد الدوري للشركات بتحديد تكلفة البضائع المباعة.
يُستخدم نظام الجرد الدوري عادةً من قبل الشركات الصغيرة التي لا تمتلك بالضرورة القوة البشرية اللازمة لإجراء عمليات جرد منتظمة. غالبًا ما لا تحتاج هذه الشركات إلى برامج محاسبة لإجراء عمليات الجرد، مما يعني أن الجرد يتم يدويًا. لذلك، يُستخدم هذا النظام بشكل شائع من قبل الشركات التي تبيع كميات صغيرة من المخزون، بما في ذلك تجار الفن والسيارات.
إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام الجرد الدوري كطريقة محاسبية هي أنه سهل ورخيص التنفيذ. وذلك لأنه لا يتعين القيام به على أساس منتظم. لا يتطلب برامج متطورة أو حتى أيدي إضافية، خاصة بالنسبة للشركات التي تبيع حجمًا منخفضًا جدًا من السلع. ولكن هناك أيضًا بعض العيوب، والتي تشمل:
- إمكانية الخطأ البشري
- مشاكل في اكتشاف العيوب و/أو السرقة
- الحاجة المحتملة لإيقاف العمليات لإجراء جرد.
تتغير تكلفة البضائع المباعة (COGS) بشكل كبير مع مستويات المخزون، حيث يكون الشراء بالجملة غالبًا أرخص، خاصة إذا كان لدى الشركة مساحة تخزين كافية لاستيعاب المخزون.
المخزون الدوري مقابل المخزون المستمر
في ظل نظام الجرد الدوري، لا تعرف الشركة مستويات جرد الوحدات الخاصة بها ولا تكلفة البضائع المباعة (COGS) حتى تكتمل عملية الجرد الفعلي. قد يكون هذا النظام مقبولًا بالفعل للأعمال التجارية التي تحتوي على عدد قليل من وحدات حفظ المخزون (SKUs) في سوق بطيء الحركة.
بالنسبة للآخرين، يُعتبر نظام الجرد المستمر متفوقًا للأسباب الرئيسية التالية:
- يقوم النظام الدائم بتحديث دفتر أصول المخزون بشكل مستمر في نظام قاعدة بيانات الشركة. هذا يوفر للإدارة نظرة فورية على المخزون. لذلك، يعتبر النظام الدوري مستهلكًا للوقت ويمكن أن ينتج أرقامًا قديمة تكون أقل فائدة للإدارة.
- يحتفظ النظام الدائم بتحديث تكلفة البضائع المباعة (COGS) مع حدوث تحركات المخزون، مقارنة بالنظام الدوري الذي لا يمكنه تقديم أرقام دقيقة لتكلفة البضائع المباعة بين فترات الجرد.
- يتتبع النظام الدائم العناصر الفردية للمخزون. هذا يعني أنه إذا كانت هناك أي عناصر معيبة، يمكن تحديد مصدر المشكلة بسرعة. على النقيض من ذلك، فإن النظام الدوري على الأرجح لن يسمح بحل سريع.
- النظام الدائم يعتمد على التكنولوجيا ويمكن نسخ البيانات احتياطيًا وتنظيمها ومعالجتها لإنتاج تقارير معلوماتية. من ناحية أخرى، النظام الدوري يدوي وأكثر عرضة للأخطاء البشرية، ويمكن أن تُفقد البيانات أو تُخطئ في مكانها.
مثال على الجرد الدوري
تكلفة البضائع المباعة هي حساب أساسي في قائمة الدخل. ولكن الشركة التي تستخدم نظام الجرد الدوري لن تعرف المبلغ لسجلاتها المحاسبية حتى يتم الانتهاء من الجرد الفعلي.
لنفترض أن قيمة مخزون الشركة تبلغ 500,000 دولار في الأول من يناير. تقوم الشركة بشراء مخزون بقيمة 250,000 دولار خلال فترة ثلاثة أشهر. بعد إجراء جرد فعلي، تحدد الشركة أن قيمة مخزونها تبلغ 400,000 دولار في 31 مارس. هذا يصبح مبلغ المخزون الافتتاحي للربع التالي. تكلفة البضائع المباعة (COGS) للربع الأول من السنة هي 350,000 دولار (500,000 دولار بداية + 250,000 دولار مشتريات - 400,000 دولار نهاية).
نظرًا للاختلافات الزمنية، يصبح من مسؤولية المدير أو صاحب العمل المسؤول عن مراقبة المخزون الدوري أن يحدد ما إذا كان من المنطقي بالنسبة لـ الربح الصافي تخصيص ساعات لعد المخزون يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا.
ما هي مزايا نظام الجرد الدوري؟
يُستخدم نظام الجرد الدوري بشكل شائع من قبل الشركات التي تبيع كمية صغيرة من السلع خلال فترة محاسبية. تجد هذه الشركات غالبًا أن استخدام هذا النظام مفيد لأنه سهل التنفيذ وفعال من حيث التكلفة، حيث لا يتطلب أي برامج متطورة.
هل يمكنك تحديد الانكماش في نظام الجرد الدوري؟
يحدث الانكماش في المخزون عندما يكون هناك اختلاف بين المخزون الفعلي وقائمة الجرد. وبالتالي، يكون المخزون الفعلي أقل مما هو مسجل في القائمة. لا يكون الانكماش بالضرورة واضحًا في نظام الجرد الدوري. وذلك لأنه يأخذ المخزون في بداية فترة التقرير وفي نهايتها، على عكس النظام المستمر الذي يقوم بجرد المخزون بانتظام. لذا، إذا كان هناك أي سرقة أو تلف أو أسباب غير معروفة للخسارة، فلن يكون ذلك واضحًا تلقائيًا.
متى تستخدم نظام الجرد الدوري؟
عادةً ما تستخدم الشركات نظام الجرد الدوري إذا كانت تبيع كمية صغيرة من السلع و/أو إذا لم يكن لديها عدد كافٍ من الموظفين لإجراء جرد دائم. تعتبر الشركات الصغيرة وتجار الفن وتجار السيارات أمثلة على أنواع الشركات التي قد تستخدم هذه الطريقة المحاسبية.