ما هو نظام الجرد المستمر؟
نظام الجرد المستمر هو نظام محوسب يقوم بتسجيل تغييرات المخزون بشكل مستمر وفي الوقت الفعلي، مما يقلل أو يلغي الحاجة إلى فحوصات الجرد الفعلية. بالاعتماد على البيانات المقدمة من تقنية نقاط البيع الإلكترونية، يوفر هذا النظام نظرة مفصلة للغاية على تغييرات المخزون وتقريرًا فوريًا عن كمية المخزون المتوفرة. تختلف أنظمة الجرد المستمر عن أنظمة الجرد الدوري، حيث يجب على الشركة الاعتماد بدلاً من ذلك على عمليات العد الفعلية المجدولة بانتظام.
النقاط الرئيسية
- تتبع أنظمة الجرد الدائم بيع المنتجات في الوقت الفعلي من خلال استخدام نقاط البيع.
- أنظمة الجرد المستمر تتناقض مع أنظمة الجرد الدوري، التي تعتمد بدلاً من ذلك على العدود الفيزيائية المنتظمة للمخزون.
- أنظمة الجرد المستمر مناسبة بشكل خاص للشركات الكبيرة التي يجب عليها تتبع المبيعات ذات الحجم الكبير.
- قد تظل الجردات الفعلية الدورية ضرورية مع نظام الجرد المستمر، ولكن يتم إجراؤها بشكل أقل تكرارًا وبتكلفة وحجم أقل.
فهم أنظمة الجرد المستمر
قد تكون أنظمة الجرد المستمر مفضلة على أنظمة الجرد الدورية القديمة لأنها تتيح تتبع المبيعات ومستويات المخزون للعناصر الفردية بشكل فوري، مما يساعد في منع نفاد المخزون.
لا تحتاج الجرد المستمر إلى تعديل يدوي من قبل محاسبي الشركة، إلا في حدود الانحراف عن الجرد الفعلي بسبب الفقدان أو الكسر أو السرقة.
البرمجيات النظامية توفر تحديثات فورية للمخزون من خلال استخدام ماسحات الباركود أو سجلات محوسبة أخرى لعمليات الحصول على المنتجات، والمبيعات، والمرتجعات كما تحدث. يتم إدخال هذه المعلومات في قاعدة بيانات دائمة التحديث بشكل مستمر.
يسمح النظام بالتكامل مع المجالات الأخرى، بما في ذلك فرق المالية والمحاسبة. يساعد هذا في ضمان الالتزام بالضرائب واللوائح الأخرى. يمكن للموظفين استخدام بيانات الجرد الدائم لتقديم خدمة عملاء أكثر دقة فيما يتعلق بتوافر المنتجات وقطع الغيار والمكونات المادية الأخرى.
نظرًا لأن أنظمة الجرد المستمر تفتقر إلى القدرة على حساب الفقدان أو الكسر أو السرقة، فقد يكون من الضروري إجراء جرد دوري (فعلي).
الأنظمة المستمرة مقابل الأنظمة الدورية للجرد
الاختلافات بين أنظمة الجرد الدائم والدوري تتجاوز كيفية عمل النظامين، على الرغم من أن هذه هي النقطة الرئيسية للتمييز.
تقوم أنظمة الجرد الدائم بتتبع المبيعات بشكل مستمر وفوري باستخدام تقنية نقاط البيع المحوسبة. بينما تقوم أنظمة الجرد الدوري بتتبع المبيعات فقط عندما يتم طلب جرد فعلي وتتطلب عدًا في نقطة زمنية محددة.
الشركات الكبيرة أو تلك التي لديها مخزون معقد تكون مناسبة بشكل جيد لنظام الجرد المستمر. الشركات الصغيرة ذات المخزون المحدود يمكنها غالبًا الاعتماد على نظام الجرد الدوري. ينطبق الأمر نفسه على هامش الخطأ، الذي يكون أقل في نظام الجرد المستمر، على الرغم من أن المخزون المحدود وغير المعقد قد لا يتأثر كثيرًا بنظام الجرد الدوري.
يُعتبر تكلفة البضائع المباعة (COGS) مقياسًا محاسبيًا مهمًا يتم حسابه من خلال إضافة الرصيد الافتتاحي للمخزون إلى تكلفة مشتريات المخزون وطرح تكلفة المخزون الختامي. مع نظام الجرد المستمر، يتم تحديث تكلفة البضائع المباعة باستمرار بدلاً من تحديثها بشكل دوري كما هو الحال في الجرد الفعلي البديل.
بشكل عام، بمجرد أن يتم تنفيذ نظام الجرد المستمر، فإنه يتطلب جهدًا أقل مقارنة بالنظام المادي. ومع ذلك، فإن تكاليف بدء التشغيل لنظام الجرد المستمر تكون أكبر.
الاختلافات بين أنظمة الجرد المستمر والدوري
أنظمة الجرد المستمر
أنظمة الجرد الدوري
تتبع المبيعات فورًا
تتبع المبيعات على أساس متكرر
استخدام أنظمة نقاط البيع
استخدام الجرد المادي المتكرر
أفضل للشركات الكبيرة
أفضل للشركات الصغيرة
هامش أصغر للخطأ
هامش أكبر للخطأ
تكلفة البضائع المباعة (COGS) يتم تحديثها باستمرار.
تكلفة البضائع المباعة (COGS) يتم تحديثها بشكل دوري.
تتطلب جهدًا أقل
تتطلب الجرد الفعلي
تكلفة بدء التشغيل قد تكون مرتفعة.
أقل تكلفة لبدء التشغيل
مزايا وعيوب أنظمة الجرد المستمر
غالبًا ما لا يبرز مؤيدو أنظمة الجرد المستمر العيوب المرتبطة بهذه الأنظمة، وأهمها عدم احتساب الخسارة أو الكسر أو السرقة.
من ناحية أخرى، لا يلاحظ المنتقدون بالضرورة أن الإبلاغ عن نفاد المخزون دون مبيعات مقابلة يمكن أن يشير إلى سرقة أو فقدان، مما يؤدي إلى إجراء فحص فعلي للمخزون بشكل أسرع مما يحدث في النظام الدوري.
عند اتخاذ قرار حول كيفية الحفاظ على السيطرة على المخزون الفعلي، من الحكمة أن يتم وزن كل من الإيجابيات والسلبيات لأي نظام قيد النظر بعناية.
المزايا
- تحديثات في الوقت الفعلي. يوفر النظام الدائم، كما يوحي الاسم، تحديثات مستمرة بشأن المشتريات والمبيعات. يمكن للمديرين والموظفين على حد سواء مراقبة هذه البيانات واستخدامها حسب الحاجة في الوقت الفعلي.
- تنبؤ أكثر دقة. القدرة على تتبع أنماط شراء العملاء والتقلبات الموسمية، والفرص التي يوفرها هذا المعلومات، هي من المزايا المهمة لنظام الجرد المستمر. معرفة وتحديث أنماط شراء العملاء يسمح بوضع خطة تخزين تقلل من الفائض أو النقص في المخزون، مما يمكن أن يؤدي إلى خسائر.
- إدارة المواقع المتعددة. أحد التحديات الرئيسية في إدارة المخزون هو مراقبة المخزون في مواقع متعددة. يتيح نظام المخزون الدائم المتصل العديد من فرص التنفيذ، بما في ذلك نقل المخزون من موقع إلى آخر وإدارة مستويات المخزون لجميع المواقع داخليًا.
- إعداد البيانات المالية. يسهل هذا النظام إعداد التقارير المالية. أحد مكونات البيانات المالية هو قيمة المخزون؛ حيث أن تسجيل كمية وقيمة المخزون المتاح مباشرة في النظام يمكن أن يسرع من إعداد التقارير المالية ويجنب الأخطاء الناتجة عن الحسابات اليدوية.
- تقليل فترات التوقف أو إغلاق المتاجر. تواجه الشركات التي تعتمد فقط على الجرد المادي الدوري قرارات صعبة. هل يقومون بشغل وقت الموظفين، وربما إغلاق المتاجر بشكل متكرر، لإجراء الجرد والحصول على دقة، أم يختارون إجراء جرد أقل تكرارًا ويضحون بالبيانات المحدثة؟ نظام الجرد المستمر يلغي هذه المشاكل.
عيوب
- فقدان المخزون. يمكن أن يحدث هذا بسبب التلف أو الفساد أو السرقة، من بين أسباب أخرى. عندما لا يتطابق المخزون الدائم المقدر مع الجرد الفعلي اللاحق، فإن هذا التفاوت يعادل خسارة.
- تتبع المخزون غير السليم. يمكن أن تؤدي أخطاء المسح الضوئي، أو وضع المنتجات في غير مكانها، أو تعطل البرامج، أو أخطاء المشغل (الموظف) إلى تقليل كفاءة نظام الجرد المستمر. عندما يحدث ذلك، فإن تتبع بضائع الشركة والمخزون في المستودع أو المتجر سيعوق العمليات التجارية.
- الاختراق. على الرغم من سرعة وكفاءة أنظمة الكمبيوتر، إلا أنها عرضة لسوء الاستخدام في شكل الاختراق. يهدد الاختراق أمان ودقة جميع البيانات والمعلومات ويجبر على تنفيذ تدابير الأمن السيبراني التي يمكن أن تكون مكلفة.
- التكلفة. أنظمة الجرد المستمر مكلفة، خاصة في البداية، بسبب تكلفة المعدات والبرمجيات والتدريب. تعتبر التحديثات لكل ما سبق جزءًا من التكلفة المستمرة للحفاظ على نظام مستمر. بالنسبة لشركة صغيرة ذات مخزون محدود وهوامش ربح صغيرة، قد لا يكون النظام المستمر ميسور التكلفة أو حتى ضروريًا. (ومع ذلك، قد ترى الشركات الكبيرة أو تلك التي لديها مواقع متعددة توفيرًا في التكاليف.)
- الحاجة إلى الجرد الفعلي. نظرًا للحاجة الحتمية إلى "عد الأشياء"، فإن إجراء جرد فعلي، على الأقل على أساس سنوي، هو أمر حكيم إن لم يكن ضروريًا تمامًا. على الرغم من أنه لا يمكن القضاء على الجرد الفعلي، إلا أنه يمكن تقليل عددها في ظل الظروف المثلى.
إيجابيات وسلبيات أنظمة الجرد المستمر
الإيجابيات
سلبيات
التحديثات في الوقت الفعلي
خسارة الأسهم
التوقعات المستنيرة
تتبع غير صحيح
إدارة المواقع المتعددة
Hacking
سهولة إعداد البيانات المالية
التكلفة
تقليل وقت التوقف عن العمل
ما زالت الجرد الفعلي ضرورية.
متى يتم استخدام نظام الجرد المستمر
يجب على الشركات الكبيرة التي لديها حجم كبير من المخزون المادي الذي يتغير باستمرار أن تفكر في تنفيذ نظام جرد دائم. ينطبق الأمر نفسه على الشركات التي لديها مواقع متعددة. الشركات التي لا تفي بهذه المعايير حاليًا ولكنها تتوقع نموًا في المستقبل قد ترغب أيضًا في النظر في مثل هذا النظام.
العوامل الأخرى التي يمكن أن تؤثر على الحاجة إلى نظام جرد دائم تشمل:
- حجم هوامش الشركة وقدرتها على تحمل تكاليف التنفيذ والتشغيل المستمرة
- حجم المخزون الذي سيتم إدارته
- قدرة البائعين على الاستجابة لأنواع مختلفة من أساليب إدارة المخزون
كيفية استخدام نظام الجرد المستمر
لحساب المخزون، تحتاج الشركات إلى إعداد نظام يتم فيه إدخال كل قطعة من المخزون في النظام وخصمها منه عند بيعها. يتطلب ذلك استخدام نقاط البيع، وماسحات الباركود، وبرامج المخزون الدائم لتحديث المخزون المقدر مع كل عملية شراء وبيع للمنتجات.
نظرًا لأن نظام الجرد المستمر يقدّر المخزون المتاح، فإنه لا يحل محل الجرد الفعلي الدوري. في مرحلة ما، يجب إجراء جرد فعلي.
الشركات التي تستخدم نظام الجرد المستمر عادةً ما تعتمد على العد الدوري أو عملية العد الفعلي لجزء من المخزون لاستخدامه كخط أساس للتحقق من دقة النظام المستمر. الهدف هو إكمال جرد مادي كامل بمرور الوقت.
إدارة المخزون
إدارة المخزون تشير إلى العمليات المتضمنة في طلب المواد الخام وتخزينها واستخدامها لإنشاء المنتجات، وفي النهاية بيع المنتجات للمستخدم النهائي. هناك أربع طرق رئيسية لإدارة المخزون:
كل من هذه الأساليب له مزاياه وعيوبه عندما يتعلق الأمر باستخدامه داخل نظام الجرد المستمر.
استخدام نظام الجرد المستمر يجعل من السهل بشكل خاص على الشركة استخدام طريقة الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ) لشراء المخزون. EOQ هو صيغة يستخدمها المديرون لتحديد متى يجب شراء المخزون بناءً على تكلفة الاحتفاظ بالمخزون وكذلك تكلفة الشركة لطلب المخزون.
تكلفة البضائع المباعة (COGS)
عندما تبيع الشركة منتجات في نظام جرد دائم، يزداد حساب المصروفات وينمو تكلفة البضائع المباعة (COGS). تمثل تكلفة البضائع المباعة تكاليف الإنتاج والمصروفات خلال فترة زمنية محددة. يشمل ذلك تكاليف المواد والعمالة ولكن لا يشمل تكاليف التوزيع أو المبيعات. تظهر صيغة تكلفة البضائع المباعة أدناه.
تكلفة البضائع المباعة (COGS) تساوي المخزون الافتتاحي (BI) زائد المشتريات (P) ناقص المخزون الختامي (EI).
المخزون الافتتاحي (BI) = Beginning inventory
P = المشتريات خلال الفترة
المخزون النهائي (Ending Inventory)
نظام الجرد المستمر يحافظ على تسجيل مستمر للمعاملات، مما يجعل تكلفة البضائع المباعة (COGS) متاحة في أي وقت. وعلى النقيض من ذلك، يقوم نظام الجرد الدوري بحساب تكلفة البضائع المباعة فقط بعد إجراء جرد فعلي.
الميزة الواضحة لنظام الجرد المستمر في توفير تقدير متجدد لتكلفة البضائع المباعة (COGS) هي جلية. تعرف الشركة، بعد كل معاملة، كم تكلف إنتاج المنتجات المباعة في تلك اللحظة. من خلال تحديث هذه البيانات بشكل مستمر ودمجها مع أنظمة الأعمال الأخرى، تمتلك الشركة معلومات قابلة للتنفيذ متاحة على مدار الساعة كوسيلة للاستجابة لزيادة التكاليف في الوقت المناسب.
حساب الربح الإجمالي
إجمالي الربح هو نتيجة طرح تكلفة البضائع المباعة (COGS) من الإيرادات. تذكر أن تكلفة البضائع المباعة تشمل تكلفة العمالة والمواد ولكن لا تشمل تكاليف البيع أو التوزيع. صيغة إجمالي الربح هي:
الربح الإجمالي = الإيرادات - تكلفة البضائع المباعة (COGS)
تُمكّن القدرة على تقدير تكلفة البضائع المباعة (COGS) بشكل مستمر الشركة التي تستخدم نظام الجرد المستمر من تقدير الربح الإجمالي بشكل مستمر أيضًا. وذلك لأن كل معاملة تُسجل في الوقت الفعلي تحت نظام الجرد المستمر.
أمثلة على أنظمة تكاليف المخزون
يمكن للشركات اختيار عدة طرق لحساب تكلفة المخزون المحتفظ به للبيع، ولكن إجمالي تكلفة المخزون المصروف هو نفسه باستخدام أي طريقة. الفرق بين الطرق هو توقيت الاعتراف بتكلفة المخزون، وتكلفة المخزون المباع تُسجل في حساب مصروفات تكلفة المبيعات.
تفترض طريقة الوارد أولاً، صادر أولاً (FIFO) أن الوحدات الأقدم تُباع أولاً، بينما تسجل طريقة الوارد أخيراً، صادر أولاً (LIFO) أن الوحدات الأحدث هي التي تُباع أولاً. يمكن للشركات تبسيط عملية حساب تكلفة المخزون باستخدام متوسط التكلفة المرجح، أو إجمالي تكلفة المخزون مقسومًا على عدد الوحدات في المخزون.
ما الفرق بين نظام الجرد المستمر ونظام الجرد الدوري؟
يستخدم نظام الجرد المستمر أجهزة نقاط البيع، والماسحات الضوئية، والبرامج لتسجيل جميع المعاملات في الوقت الفعلي والحفاظ على تقدير للمخزون بشكل مستمر. بينما يتطلب نظام الجرد الدوري عد العناصر في فترات زمنية مختلفة، مثل أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا.
ماذا يعني COGS؟
COGS هو اختصار لـ "تكلفة البضائع المباعة". يلعب دورًا أساسيًا في المحاسبة التجارية من خلال توفير تقدير لحظي لتكلفة إنتاج المنتجات التي تبيعها الشركة. إذا كانت الشركة تستخدم نظام جرد دائم، فإن COGS يكون متاحًا بشكل مستمر. أما مع نظام الجرد الدوري، فيتم حساب COGS في نهاية فترة الجرد.
ما الفرق بين FIFO و LIFO؟
يشير نظام FIFO (الأول في، الأول خارج) إلى نظام محاسبي يفترض أن المنتجات الأقدم تُباع أولاً، تليها المنتجات الأحدث. بينما يفترض نظام LIFO (الأخير في، الأول خارج) أن المنتجات الأحدث تُباع قبل المنتجات الأقدم.
الخلاصة
تقوم الشركات بشكل متزايد بتتبع المخزون باستخدام نظام الجرد المستمر بدلاً من نظام الجرد الدوري القديم الذي يعتمد على العدّ الفعلي. تعتبر الأنظمة المستمرة مكلفة في التنفيذ ولكنها أقل تكلفة وتستهلك وقتًا أقل على المدى الطويل.
على الرغم من المزايا التي يوفرها التقدير المستمر للمخزون والترابط بين أنظمة المحاسبة، إلا أن أحد العيوب الرئيسية للأنظمة الدائمة هو عدم القدرة على تتبع العناصر المفقودة أو التالفة أو المسروقة. تقوم العديد من الشركات بمواجهة هذا العيب من خلال إجراء جرد جزئي دوري، والذي يوفر أساسًا للنظام الدائم ويهدف إلى توفير جرد مادي كامل بحلول نهاية الفترة.
تستمر الشركات الصغيرة والمتوسطة أو تلك التي لديها مخزون مادي صغير في استخدام نظام الجرد الدوري، على الرغم من أن العديد منها يختار أنظمة الجرد المستمر ذات التكلفة المنخفضة.
لقد تحولت الشركات الكبيرة، والشركات ذات المواقع المتعددة، وتلك التي تمتلك مخزونات مادية كبيرة بشكل كبير إلى الأنظمة الدائمة، حيث يمكنها تحمل التكاليف الأولية العالية وتحقيق وفورات من خلال الاستخدام القليل للعمالة الذي يأتي مع النظام الدائم.