ما هو برنامج المحاسبة؟
البرمجيات المحاسبية هي برنامج حاسوبي يساعد مُسجلي الحسابات والمحاسبين في تسجيل والإبلاغ عن المعاملات المالية للشركة.
تختلف وظائف برامج المحاسبة من منتج لآخر. قد تختار الشركات الكبيرة تنفيذ حل مخصص يدمج كمية كبيرة من البيانات من العديد من الأقسام المختلفة. غالبًا ما تختار الشركات الصغيرة منتجًا جاهزًا.
النقاط الرئيسية
- برنامج المحاسبة هو برنامج حاسوبي يساعد المحاسبين في تسجيل والإبلاغ عن المعاملات المالية للشركة.
- تحتاج الشركات المختلفة إلى برامج محاسبة متنوعة. قد تحتاج بعض الشركات فقط إلى برامج محاسبة عامة ومتوفرة في السوق، بينما تحتاج شركات أخرى إلى برامج محاسبة مخصصة ومعقدة.
- تجعل برامج المحاسبة إجراء الحسابات المحاسبية وفهمها وتحليلها أسهل.
- يتطلب برنامج المحاسبة مساحة مكتبية أقل، حيث يجعل استخدام البيانات المادية غير ضروري، مما يوفر التكاليف المتعلقة بالإيجار.
- تجعل برامج المحاسبة استرجاع البيانات المحاسبية القديمة أسهل، مما يكون مفيدًا للتدقيق الداخلي والخارجي.
- الشركات التي تقدم برامج المحاسبة تشمل Intuit وMicrosoft وSAP وOracle.
فهم برامج المحاسبة
يُعتبر برنامج المحاسبة موردًا لا يُقدّر بثمن للشركات الحديثة. يتيح البرنامج تتبعًا دقيقًا للمعاملات المالية وتقديم تقارير وتحليلات شبه فورية. قبل وجود برامج المحاسبة، كان يجب تنفيذ هذه المهام يدويًا باستخدام دفاتر journals كبيرة للمعاملات.
كان إعداد التقارير المخصصة بشكل عام غير عملي بسبب الجهد المبذول في تجميع الإدخالات اليدوية. تعمل برامج المحاسبة على أتمتة هذه المهام، مما يقلل من تكاليف المحاسبة ويسمح باتخاذ قرارات مالية أفضل من خلال التقارير في الوقت المناسب.
يسمح برنامج المحاسبة أيضًا بتخزين كميات كبيرة من البيانات دون الحاجة إلى شغل مساحة مادية. يؤدي ذلك إلى تقليل حاجة الشركات إلى مساحة مكتبية كبيرة لأنها لم تعد بحاجة إلى غرف ملفات كبيرة لتخزين المجلدات. تقليل المساحة المكتبية يتيح توفير التكاليف.
تسهّل القدرة على الوصول بسهولة إلى المعلومات المحاسبية من خلال برامج المحاسبة إتمام التدقيقات، خاصة تلك التي تتطلب تقييم المعلومات من سنوات سابقة. هذا لا يساعد فقط في التدقيقات الداخلية ولكن أيضًا يساعد المجموعات الخارجية، مثل خدمة الإيرادات الداخلية (IRS)، في حال احتاجوا إلى التحقيق في الأمور المالية لأغراض ضريبية.
خيارات برامج المحاسبة
توجد حزم برامج محاسبية لجميع الشركات، بدءًا من Quickbooks من Intuit للشركات الصغيرة والمتوسطة وصولاً إلى العروض المقدمة من Microsoft وSAP وOracle للمؤسسات الكبيرة. بعض الميزات المميزة تشمل الوظائف في إعداد تقارير النفقات، وتقارير المخزون باستخدام آخر الداخلين أول الخارجين (LIFO) وأول الداخلين أول الخارجين (FIFO)، وتكامل نقطة البيع، وإدارة الدُفعات، وإدارة الوثائق، وتسجيل المعاملات متعددة العملات.
من المهم أيضًا معرفة مكان أو كيفية نشر برنامج المحاسبة: في الموقع، أو مستضاف كـ برنامج كخدمة (SaaS)، أو في السحابة. هناك حزم برامج محاسبة عامة يمكن استخدامها فورًا لجميع أنواع الشركات، بينما تتطلب حزم أخرى تخصيصًا لتلبية الاحتياجات الخاصة لصناعة أو عمل معين. كما هو الحال مع أنواع أخرى من حزم البرامج، يمكن أن يكون تسعير برامج المحاسبة في شكل سعر ثابت (مثل اشتراك شهري)، أو بناءً على الوقت، أو بناءً على عدد المستخدمين، أو أسعار متدرجة حسب مستوى الخدمة.
اعتمادًا على برنامج المحاسبة المختار، قد يقوم ممثلو شركة البرمجيات بزيارة مكتب العميل لعرض برنامج المحاسبة وكذلك تنفيذه بشكل صحيح وآمن داخل قسم المحاسبة في الشركة.
كيف تستفيد الشركات من برامج المحاسبة؟
تسمح برامج المحاسبة بتتبع مفصل للمعاملات المالية وتقديم تقارير وتحليلات شبه فورية. كانت هذه المهام في السابق تُنفذ يدويًا باستخدام دفاتر معاملات كبيرة.
هل توفر برامج المحاسبة في مساحة المكتب؟
نعم، يمكن تخزين البيانات دون الحاجة إلى شغل مساحة مادية. إذا لم تعد الشركات بحاجة إلى غرف ملفات كبيرة لتخزين المجلدات، فإنها تحتاج إلى مساحة مكتبية أقل، مما يؤدي إلى توفير في التكاليف.
هل تجعل المحاسبة عملية التدقيق أسهل؟
نعم، سواء بالنسبة للمراجعات الداخلية أو المراجعات الخارجية، مثل تلك التي يجريها مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). فإن الوصول بسهولة إلى المعلومات المحاسبية من خلال برامج المحاسبة يجعل من السهل إتمام المراجعات، خاصة عندما يكون من الضروري تقييم المعلومات من السنوات السابقة.
الخلاصة
يساعد برنامج المحاسبة المحاسبين ومسك الدفاتر في تسجيل والإبلاغ عن المعاملات المالية للشركة. تختلف وظائف البرنامج الحاسوبي حسب المنتج، وذلك بناءً على حجم الشركة.