ما هو دفتر اليومية؟
السجل هو سجل مستمر لجميع المعاملات المالية للشركة. يُستخدم لتسوية الحسابات ويتم نقله إلى سجلات محاسبية أخرى، مثل دفتر الأستاذ العام.
يذكر السجل تاريخ المعاملة، والحسابات التي تأثرت، والمبالغ بالدولار، وعادةً ما يكون ذلك باستخدام طريقة القيد المزدوج في مسك الدفاتر.
النقاط الرئيسية
- السجل هو سجل مفصل لجميع المعاملات التي تقوم بها الشركة.
- تُستخدم المعلومات المسجلة في دفتر اليومية لتسوية الحسابات.
- يتم تسجيل الإدخالات عادةً باستخدام طريقة القيد المزدوج.
- تسجل طريقة القيد المزدوج المعاملة في إدخالين (أو أكثر). يحدد كل إدخال الحساب المتأثر، وما إذا كان الحساب دائنًا أو مدينًا. يجب أن تكون إجماليات الديون والائتمانات متساوية.
- نادرًا ما يتم استخدام مسك الدفاتر بنظام القيد الفردي.
- في عالم الاستثمار، يُعتبر السجل اليومي قائمة مستمرة بالصفقات التي يقوم بها المستثمر والأسباب وراء ذلك.
فهم المجلة
لأغراض المحاسبة، يمكن أن يكون السجل إما وثيقة مادية أو وثيقة رقمية مخزنة ككتاب أو جدول بيانات أو بيانات مدخلة في برنامج محاسبة. عندما يتم إجراء معاملة، يقوم كاتب الحسابات بتسجيلها كقيد يومية. إذا كانت النفقات أو الدخل تؤثر على حساب أو أكثر من حسابات العمل، فإن قيد اليومية سيوضح ذلك أيضًا.
تدوين اليوميات هو جزء أساسي من حفظ السجلات الموضوعية. تعتبر اليوميات سهلة المراجعة ويمكن نقلها بسهولة لاحقًا في عملية المحاسبة. بالإضافة إلى دفتر الأستاذ العام، يتم مراجعة اليوميات غالبًا كجزء من عملية التجارة أو التدقيق.
المعلومات التي تُسجل في دفتر اليومية قد تشمل المبيعات، المصاريف، حركات النقد، المخزون، والديون. من الأفضل تسجيل المعلومات فورًا لضمان الدقة.
يعد الاحتفاظ بدفتر يومية دقيق أمرًا بالغ الأهمية للتخطيط التجاري، وإعداد الميزانية، والتحضير للضرائب.
استخدام نظام القيد المزدوج في الدفاتر اليومية
نظام القيد المزدوج هو النظام الأكثر شيوعًا في المحاسبة.
كل معاملة تجارية تتكون من تبادل بين حسابين. لذلك، يتم تسجيل كل قيد يومية في عمودين.
على سبيل المثال، إذا قام صاحب العمل بشراء مخزون بقيمة 1,000 دولار نقدًا، يقوم المحاسب بتسجيل عمليتين في قيد اليومية. سيظهر حساب النقدية كرصيد دائن بقيمة 1,000 دولار، بينما سيظهر حساب المخزون، وهو أحد الأصول المتداولة، كرصيد مدين بقيمة 1,000 دولار.
استخدام مسك الدفاتر بنظام القيد الفردي في السجلات
نادرًا ما يُستخدم نظام القيد الفردي في المحاسبة والأعمال. إنه الشكل الأكثر بساطة للمحاسبة ويُعد مثل دفتر الشيكات، حيث يُستخدم حساب واحد فقط لكل قيد يومي. إنه عبارة عن إجمالي بسيط لتدفقات النقد الداخلة والخارجة.
على سبيل المثال، إذا قام صاحب العمل بشراء مخزون بقيمة 1,000 دولار نقدًا، فإن نظام القيد الفردي يسجل انخفاضًا بقيمة 1,000 دولار في النقد، مع الرصيد النهائي الإجمالي أسفله. وبشكل منفصل، تشير سطر آخر إلى أنه تم خصم 1,000 دولار من حساب النقد.
من الممكن فصل الدخل والمصروفات إلى عمودين بحيث يمكن للأعمال التجارية تتبع إجمالي الدخل وإجمالي المصروفات، وليس فقط الرصيد النهائي الإجمالي.
المجلة في الاستثمار والتداول
يُستخدم السجل أيضًا من قبل العاملين في قطاع الاستثمار المالي. بالنسبة للمستثمر الفردي أو مدير الأموال المحترف، يُعتبر السجل وثيقة شاملة ومفصلة للصفقات في حسابات المستثمر ويمكن استخدامه لأغراض الضرائب والتقييم والتدقيق.
يستخدم المتداولون السجلات للاحتفاظ بسجل لأنشطتهم التجارية وللتعلم من النجاحات والإخفاقات السابقة. مع مرور الوقت، يمكن للمتداول أحيانًا اكتشاف الأخطاء أو القرارات العاطفية أو الانحراف عن استراتيجية الاستثمار التي تسببت في الخسارة.
عادةً ما يحتوي دفتر يوميات المستثمر على سجل للصفقات المربحة، والصفقات غير المربحة، وقوائم المراقبة، وسجلات ما قبل السوق وما بعده، وملاحظات حول سبب شراء أو بيع استثمار معين.
ما هي المعلومات التي يجب تسجيلها في دفتر اليومية للأعمال؟
يجب أن تحتوي كل إدخالة في دفتر اليومية للأعمال على جميع المعلومات الأساسية حول المعاملة. في المحاسبة مزدوجة القيد، يعني ذلك تاريخ المعاملة، والمبلغ الذي سيتم قيده وخصمه، ووصفًا موجزًا للمعاملة، والحسابات التجارية التي تتأثر بها.
اعتمادًا على نوع العمل التجاري، قد يتضمن دفتر اليومية إدخالات أخرى، مثل الآثار الضريبية أو التأثير على الشركة التابعة.
ما هي أنواع الدفاتر المحاسبية؟
كلمة "journal" لها عدد من المعاني، ولكن جميعها تشير إلى سجل مستمر للأحداث:
المذكرة الشخصية هي لتسجيل والتفكر في الأحداث التي تحدث في حياة الشخص مع مرور الوقت.
مجلة منشورة مكرسة لنقل الأخبار والأحداث. بعضها منشورات متخصصة مكرسة للاهتمامات العلمية أو الطبية أو المهنية أو التجارية.
يُستخدم دفتر اليومية التجارية لتسجيل المعاملات التجارية عند حدوثها.
ما الفرق بين المجلة واليوميات؟
المصطلحات تكاد تكون قابلة للتبادل. ومع ذلك، فإن كلمة "يوميات" تشير إلى سجل شخصي للأنشطة والأحداث اليومية، بينما يُستخدم "دفتر" غالبًا لاستكشاف الأفكار والمفاهيم بعمق.
الخلاصة
كل عمل يحتاج إلى دفتر يومية. هذا السجل المستمر للمعاملات ضروري لتوثيق الأنشطة اليومية للأعمال. يُستخدم لمطابقة السجلات الأخرى وضمان أن الإدارة لديها صورة دقيقة وكاملة عن أنشطة العمل.
تُعتبر اليومية أيضًا وثيقة رئيسية تُستخدم لأغراض تتراوح من تقييم نجاحات وإخفاقات الأعمال إلى إعداد الضرائب أو الصمود أمام التدقيق المالي.
تصحيح—30 يناير 2023: تم تعديل هذه المقالة لتعكس أن في نظام القيد المزدوج، يتم تسجيل المعاملات من حيث المدين والدائن، وليس من حيث الزيادات والنقصان. المدين لا يعني دائمًا زيادة، والدائن لا يعني دائمًا نقصان.