ما هو الفرز؟
الفرز هو شكل من أشكال إدارة العمليات الذي يسرّع تدفق العمل الوارد حسب الأولوية بحيث يتم التعامل مع العمل الأكثر أهمية أولاً. على سبيل المثال، هو الطريقة التي تحدد بها غرف الطوارئ الأولوية لرعاية المرضى في المستشفيات. كما يُستخدم من قبل الشركات التي تحتاج إلى تدفقات عمل أسرع للمشاريع ذات المواعيد النهائية الضيقة أو بناءً على ذلك. ولكن ليس بدون مخاطر.
النقاط الرئيسية
- الفرز هو بروتوكول إدارة ينظم تدفق العمل الوارد حسب الأولوية بحيث يتم التعامل مع العمل الأكثر أهمية أولاً.
- تُستخدم هذه الممارسة غالبًا في المستشفيات وغيرها من البيئات الصحية، وتصبح ذات أهمية خاصة في الاستجابة للكوارث أو ساحات المعارك أو غيرها من حالات الطوارئ.
- يمتد استخدام الفرز إلى الأعمال غير الصحية أيضًا من خلال إنشاء هيكل لتحديد أولويات المشاريع والتحديثات والمنشورات وغيرها من الاحتياجات المؤسسية الملحة.
- يساعد الفرز الشركات من خلال تمكينها من التعامل مع الطوارئ بسرعة، ولكنه أيضًا ينطوي على مخاطر، حيث يميل إلى إلغاء بعض الخطوات التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي تكون عادة جزءًا من سير العمل.
فهم عملية الفرز
يشير الفرز إلى ممارسة تقسيم العمل الوارد أو العملاء حسب مستوى الأولوية بحيث يتم التعامل مع الأولويات الأعلى أولاً. يعتبر الفرز مهمًا بشكل خاص في الحالات الطبية الطارئة مثل تلك التي تُرى في ساحة المعركة أو بعد الحوادث المدنية الكارثية. يستخدم العاملون في مجال الرعاية الصحية الفرز الطبي عندما يتجاوز عدد المرضى الواردين القدرة الطبيعية للمركز الطبي أو غرفة الطوارئ. يتعلم جميع العاملين الطبيين إجراءات الفرز حتى يحصل المرضى الذين يعانون من الحالات الأكثر خطورة على الاهتمام أولاً.
أمثلة الفرز في الأعمال التجارية
إدارة العمليات هي جزء مهم من إدارة المشاريع داخل الشركات، خاصة تلك التي تطلق عدة منتجات في نفس الوقت. على سبيل المثال، تستخدم فرق التطوير المكلفة بترقية إصدارات البرمجيات الآن أسلوب Agile sprints حيث يتم إجراء التحسينات بشكل مستمر وإصدارها للعملاء في جداول زمنية سريعة. في نفس شركة البرمجيات، سيتم اكتشاف أعطال خطيرة من قبل عميل مهم يتطلب استجابة سريعة لإنقاذ العمل. يعمل مهندسو البرمجيات بطريقة فرز لتحديد الأولويات للقضايا الأكثر أهمية أثناء عملهم من خلال قائمة المشاكل.
تبدأ معظم حالات إدارة عملية الفرز مع العملاء، أو المرضى، أو ضغوط المواعيد النهائية الخارجية. على سبيل المثال، يقوم ناشرو الكتب بإصدار معظم عناوينهم الجديدة وفق جدول زمني تحريري وإنتاجي محدد يمتد لعام أو أكثر، مما يسمح للجميع بالتخطيط المسبق للنشر في الوقت المحدد. كما أن لدى الناشرين نظامًا يمكنهم من خلاله وضع مشروع على جدول زمني سريع من خلال فريق متخصص في التحرير والتسويق. يتم ذلك غالبًا مع كتاب سياسي مهم أو سيرة ذاتية لمشاهير حيث يرغب الناشر في أن يكون الأول في السوق.
تكون عملية الفرز (Triage) أكثر فعالية عند استخدامها حسب الحاجة - استجابةً لحالات الطوارئ أو المشاكل الحساسة للوقت - وليس كبروتوكول يومي عادي لتشغيل مستشفى أو أي عمل آخر.
عندما يصبح الفرز هو القاعدة
يحدث خطر على فرق الإدارة الطبية والتجارية عندما تبدأ عمليات الفرز في أن تصبح القاعدة. هناك إغراءات بمجرد أن يثبت الفريق أنه يمكنه تسريع مشروع ما للتفكير بأن جميع المشاريع يمكن التعامل معها بهذه الطريقة. عندما تحاول الفرق اتباع هذا النهج عبر مشاريع متعددة، تكون النتيجة النهائية تقريبًا دائمًا تراجعًا في الجودة والخدمة. الفرز بحكم التعريف يجب أن يلغي بعض الخطوات التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي تُرى في عمليات أفضل الممارسات. على سبيل المثال، قد يخصص فريق تطوير البرمجيات الذي يطلق منتجًا جديدًا ساعات أقل للتحكم في الجودة من المعتاد.
عندما يصبح كل شيء مشروعًا مستعجلًا، قد يصبح الموظفون مثقلين بالأعباء ومحبطين بسبب العمل لساعات طويلة تحت ضغوط المواعيد النهائية المستمرة. وهذا بدوره يؤدي إلى أخطاء كان يمكن لعملية طبيعية أن تكتشفها. يبدأ الإدارة الفعالة للعمليات من القمة وتتطلب حساسية في تحديد المشاريع التي تحتاج حقًا إلى تسريع وتلك التي يمكن أن تسير عبر العمليات العادية. إذا كان يجب تسريع المزيد والمزيد من المشاريع، فعادة ما تكون هناك حاجة إلى العمالة الإضافية، لذا هناك تكلفة لكل قرار إداري يتم اتخاذه بشأن الحاجة إلى الفرز.