ما هو إدارة المشاريع وما هي الأنواع؟

ما هو إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع هي تخطيط وتنظيم موارد الشركة لتحريك مهمة أو حدث أو واجب محدد نحو الإنجاز. يمكن أن تتضمن مشروعًا لمرة واحدة أو نشاطًا مستمرًا، وتشمل الموارد المدارة الأفراد والتمويل والتكنولوجيا والملكية الفكرية.

النقاط الرئيسية

• على مستوى أساسي جدًا، يشمل إدارة المشاريع التخطيط، والبدء، والتنفيذ، والمراقبة، وإغلاق المشروع.
• توجد العديد من أنواع منهجيات وتقنيات إدارة المشاريع، بما في ذلك التقليدية، والشلال (waterfall)، والرشاقة (agile)، والرشاقة الخالية من الهدر (lean).
• يُستخدم إدارة المشاريع عبر الصناعات وهو جزء مهم من نجاح شركات البناء والهندسة وتكنولوجيا المعلومات.

فهم إدارة المشاريع

بشكل عام، تتضمن عملية إدارة المشاريع المراحل التالية: التخطيط، البدء، التنفيذ، المراقبة، والإغلاق. سنناقش كل من هذه المراحل بمزيد من التفصيل لاحقًا في هذه المقالة.

غالبًا ما يرتبط إدارة المشاريع بمجالات الهندسة والبناء، ومؤخرًا، الرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات (IT)، والتي تحتوي عادةً على مجموعة معقدة من المكونات التي يجب إكمالها وتجميعها بطريقة محددة لإنشاء منتج يعمل بشكل صحيح.

بغض النظر عن الصناعة، يميل مديرو المشاريع إلى القيام بنفس الوظيفة تقريبًا: المساعدة في تحديد أهداف المشروع وغاياته وتحديد متى يجب إكمال المكونات المختلفة للمشروع ومن المسؤول عن ذلك. كما يقومون بإنشاء فحوصات لضمان الجودة للتأكد من أن المكونات المكتملة تفي بمعيار معين.

من البداية إلى النهاية، يحتاج كل مشروع إلى خطة توضح كيفية الانطلاق، وكيف سيتم البناء، وكيف سيتم الانتهاء.

كل مشروع عادة ما يكون له ميزانية وإطار زمني. يستخدم إدارة المشاريع نوعًا من عملية الفرز للحفاظ على سير الأمور بسلاسة، في الوقت المحدد وضمن الميزانية. وهذا يعني أنه عندما يقترب الإطار الزمني المخطط من نهايته، قد يبقي مدير المشروع جميع أعضاء الفريق يعملون على المشروع للانتهاء في الموعد المحدد. تم تطوير العديد من أنواع إدارة المشاريع لتلبية الاحتياجات الخاصة لبعض الصناعات أو أنواع المشاريع. ثلاثة من هذه الأنواع هي الشلال، الأجايل، واللين.

أنواع إدارة المشاريع

إدارة المشاريع بأسلوب الشلال

هذا مشابه لإدارة المشاريع التقليدية ولكنه يتضمن التحذير بأن كل مهمة يجب أن تُكمل قبل أن تبدأ المهمة التالية. الخطوات تكون خطية والتقدم يتدفق في اتجاه واحد - مثل الشلال. بسبب هذا، فإن الانتباه إلى تسلسل المهام والجداول الزمنية مهم جدًا في هذا النوع من إدارة المشاريع. غالبًا ما يزداد حجم الفريق الذي يعمل على المشروع مع إكمال المهام الصغيرة وبدء المهام الأكبر.

إدارة المشاريع الرشيقة

كانت صناعة برمجيات الحاسوب من أوائل الصناعات التي استخدمت هذه المنهجية. مع الأساس الذي نشأ من المبادئ الأساسية الاثني عشر لبيان الأجايل، يُعتبر إدارة المشاريع الأجايل عملية تكرارية تركز على المراقبة المستمرة وتحسين النتائج. في جوهرها، تكون النتائج عالية الجودة نتيجة لتقديم قيمة للعملاء، وتفاعلات الفريق، والتكيف مع الظروف التجارية الحالية.

إدارة المشاريع بأسلوب Agile لا تتبع نهجًا متسلسلًا مرحلة بمرحلة. بدلاً من ذلك، تُستكمل مراحل المشروع بشكل متوازٍ مع بعضها البعض من قبل أعضاء الفريق المختلفين في المنظمة. يمكن لهذا النهج اكتشاف وتصحيح الأخطاء دون الحاجة إلى إعادة بدء العملية بأكملها.

إدارة المشاريع الرشيقة

هذه المنهجية تتعلق بتجنب الهدر، سواء في الوقت أو الموارد. الفكرة الرئيسية هي خلق قيمة أكبر للعملاء باستخدام موارد أقل. عند إدارة مشروع بهذه الطريقة، يكون الهدف مشابهًا لمبدأ الإنتاج في "المؤسسة الرشيقة (lean enterprise)". الموارد الوحيدة التي سيتم استخدامها في المشروع هي تلك التي تساهم مباشرة في إتمامه بنجاح.

هناك العديد من المنهجيات وأنواع إدارة المشاريع أكثر مما هو مذكور هنا، ولكن هذه هي بعض من الأكثر شيوعًا. يعتمد النوع المستخدم على تفضيل مدير المشروع أو الشركة التي يتم إدارة مشروعها.

إدارة المشاريع باستخدام كانبان

كانبان هي منهجية إدارة مشاريع بصرية وبديهية تهدف إلى تحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية. في جوهرها، تعتمد كانبان على لوحة كانبان، وهي تمثيل بصري لمهام المشروع وحالتها. يتم تصوير المهام كبطاقات تتحرك عبر مراحل مختلفة من سير العمل، والتي تُعرض عادةً كأعمدة على اللوحة، مثل "المهام المطلوب تنفيذها"، "قيد التنفيذ"، و"منتهية".

مع تقدم العمل، يقوم أعضاء الفريق بنقل البطاقات عبر اللوحة، مما يوفر رؤية فورية لحالة كل مهمة والمشروع ككل. من خلال تصور العمل بهذه الطريقة، يعزز كانبان الشفافية والتعاون والكفاءة، مما يسمح للفرق بتحديد الاختناقات، وتحديد أولويات المهام، والحفاظ على تدفق مستمر للعمل.

إدارة مشاريع Six Sigma

ربما يُعتبر أداة لتحسين العمليات بشكل أكبر، إلا أن Six Sigma يمكن استخدامها أيضًا في إدارة المشاريع. Six Sigma هي منهجية صارمة تعتمد على البيانات لتحسين العمليات، وتهدف إلى تقليل العيوب والتفاوت داخل العمليات التنظيمية.

تستخدم Six Sigma منهجية منظمة تُعرف باسم DMAIC: التعريف، القياس، التحليل، التحسين، والتحكم. في مرحلة التعريف، يتم توضيح أهداف المشروع وغاياته، ويتم تحديد المقاييس الرئيسية لقياس أداء العملية. تتضمن مرحلة القياس جمع البيانات ذات الصلة وتحليل أداء العملية مقابل المقاييس المحددة لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

في مرحلة التحليل، يتم تحديد الأسباب الجذرية للعيوب أو التباينات من خلال التحليل الإحصائي والتقنيات المعتمدة على البيانات. بمجرد فهم الأسباب الجذرية، تركز مرحلة التحسين على تنفيذ حلول مستهدفة لمعالجة القضايا المحددة وتحسين أداء العملية. وأخيرًا، تتضمن مرحلة التحكم إنشاء ضوابط وأنظمة مراقبة للحفاظ على التحسينات مع مرور الوقت، مما يضمن بقاء العمليات مستقرة واستمرارها في تحقيق مستويات الأداء المطلوبة.

إدارة المشاريع باستخدام Scrum

سكرم هو إطار عمل شائع في المنهجية الرشيقة (Agile) مصمم لتعزيز التعاون بين الفريق وتقديم القيمة بشكل تدريجي. يقوم سكرم بتقسيم العمل في المشروع إلى وحدات قابلة للإدارة تُسمى السبرينت (sprints)، والتي تستمر عادةً بين أسبوع إلى أربعة أسابيع. يبدأ كل سبرينت بجلسة تخطيط حيث يختار الفريق مجموعة من المهام من قائمة الأعمال المتراكمة (product backlog) لإكمالها خلال السبرينت. بمجرد بدء السبرينت، يعمل الفريق بشكل تعاوني لتحقيق هدف السبرينت، مع عقد اجتماعات يومية قصيرة لمناقشة التقدم، ومعالجة التحديات، والتكيف حسب الحاجة.

خلال السبرينت، تركز فرق Scrum على تقديم قيمة تدريجية، وغالبًا ما تنتج زيادة في المنتج يمكن شحنها في نهاية كل سبرينت. عند انتهاء السبرينت، تقوم الفريق بإجراء مراجعة للسبرينت لعرض العمل المكتمل على أصحاب المصلحة وجمع الملاحظات.

خطوات إدارة المشاريع

قد تحدد أطر إدارة المشاريع المختلفة عددًا أكبر أو أقل من الخطوات. بشكل عام، هناك خمس مراحل لإدارة المشاريع، يتم مناقشة كل منها بإيجاز أدناه.

المرحلة 1: البدء

تُعتبر مرحلة البدء بمثابة نقطة الانطلاق للمشروع، حيث يتم تنمية الفكرة لتتحول إلى رؤية واضحة. تتضمن هذه المرحلة العصف الذهني، ودراسات الجدوى، وصقل مفهوم المشروع ليتماشى مع الأهداف التنظيمية واحتياجات الأطراف المعنية. في مرحلة البدء، يتم تحديد أهداف المشروع، إلى جانب نطاق العمل والنتائج المرجوة.

المرحلة 2: التخطيط

التخطيط هو المرحلة التي يتم فيها صياغة المخطط الأساسي للمشروع. يتضمن التخطيط تقسيم المشروع إلى مهام يمكن إدارتها، وترتيبها بشكل منطقي، وتقدير الموارد، وتطوير خطة مشروع شاملة.

عادةً ما تتضمن عملية التخطيط بعض مهام تخصيص الموارد. يضمن تخصيص الموارد توفر الأشخاص والمواد والميزانية اللازمة عند الحاجة. يحدد إدارة المخاطر التهديدات المحتملة عندما قد لا تكون تلك الموارد متاحة في الوقت المناسب أو بالكمية المطلوبة.

المرحلة 3: التنفيذ

مرحلة التنفيذ هي المرحلة التي يتحول فيها خطة المشروع إلى واقع، ويبدأ فريق المشروع في العمل. يتم توزيع المهام، ويتعاون أعضاء فريق المشروع لتحقيق نتائج المشروع. يتم تنفيذ عمليات ضمان الجودة للتحقق من أن نتائج المشروع تلبي معايير الجودة المحددة. تعتبر مرحلة التنفيذ فترة من النشاط المكثف حيث يتقدم المشروع بشكل ملحوظ نحو تحقيق أهدافه.

المرحلة 4: المراقبة

بمجرد بدء المشروع، تتضمن مرحلة المراقبة تتبع أداء المشروع مقارنة بالخطة، وتحديد أي انحرافات أو مشكلات، واتخاذ الإجراءات التصحيحية لإعادة المشروع إلى مساره الصحيح. يتم تنفيذ عمليات إدارة التغيير لمعالجة أي تغييرات في نطاق المشروع أو جدوله الزمني أو موارده. يستخدم مديرو المشاريع هذه المرحلة للتعامل مع أي عقبات تظهر (مثل التأخيرات في التسليمات، أو عدم توفر الأفراد، وما إلى ذلك).

المرحلة 5: الإغلاق

تمثل مرحلة الإغلاق ذروة رحلة المشروع. يتم ربط الأطراف المفتوحة، ونأمل أن يتم الاحتفال بالإنجازات. في مرحلة الإغلاق، يتم تسليم المنتجات النهائية إلى العميل أو المستخدم النهائي، ويتم الانتهاء من أي مهام إدارية متبقية مثل إغلاق العقود أو التسويات المالية. عادةً ما يكون من الجيد إجراء جلسة تقييم حول "الدروس المستفادة" لتطبيق عمليات أو تقنيات إدارة مشاريع أفضل في المشاريع المستقبلية المشابهة.

مثال على إدارة المشاريع

لنفترض أن مدير مشروع مكلف بقيادة فريق لتطوير منتجات برمجية. يبدأ بتحديد نطاق المشروع. ثم يقوم بتوزيع المهام على فريق المشروع، والذي يمكن أن يشمل المطورين والمهندسين والكتاب التقنيين وأخصائيي ضمان الجودة. يقوم مدير المشروع بإنشاء جدول زمني وتحديد المواعيد النهائية.

غالبًا ما يستخدم مدير المشروع تمثيلات مرئية لسير العمل، مثل مخططات جانت أو مخططات بيرت، لتحديد المهام التي يجب أن تُنجز من قبل الأقسام المختلفة. سنتناول التصورات في القسم التالي. يقومون بوضع ميزانية تتضمن أموالاً كافية للحفاظ على المشروع ضمن الميزانية حتى في مواجهة الطوارئ غير المتوقعة. كما يتأكد مدير المشروع من أن الفريق لديه الموارد التي يحتاجها لبناء واختبار ونشر منتج البرمجيات.

عندما تستحوذ شركة تكنولوجيا معلومات كبيرة على شركات أصغر، يكون جزءًا أساسيًا من وظيفة مدير المشروع هو دمج أعضاء فريق المشروع من خلفيات متنوعة وغرس شعور بالهدف الجماعي لتحقيق الهدف النهائي. قد يكون لدى مديري المشاريع بعض المعرفة التقنية، ولكن لديهم أيضًا المهمة المهمة المتمثلة في تحويل الرؤى المؤسسية عالية المستوى إلى نتائج ملموسة في الوقت المحدد وضمن الميزانية.

أدوات إدارة المشاريع

للمساعدة في التنظيم والبقاء على رأس المهام، عادةً ما تستفيد صناعة إدارة المشاريع من مجموعة من الأدوات. لقد تم التطرق إلى هذه الأدوات في جميع أنحاء هذه المقالة، ولكن سنقوم بتحديدها بشكل أكثر تحديدًا الآن. لاحظ أن المشاريع التي تختلف في الحجم أو النطاق قد تتطلب أدوات إضافية، وبعض المشاريع الصغيرة قد تتمكن من الاستغناء عن بعض هذه الأدوات تمامًا.

• برامج إدارة المشاريع توفر منصة رقمية لتنظيم وتخطيط وتتبع أنشطة المشاريع. تتضمن بعض أدوات برامج إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا Microsoft Project وAsana وTrello أو Jira.
• أدوات الاتصال تسهل التعاون والتواصل في الوقت الحقيقي بين فرق المشروع وأصحاب المصلحة ومديري المشاريع. على سبيل المثال، Slack هو منصة رسائل شهيرة تتيح لأعضاء الفريق التواصل عبر القنوات والرسائل المباشرة ومشاركة الملفات. تشمل أمثلة أخرى Microsoft Teams أو Zoom.
• عادةً ما يعتمد مديرو المشاريع على أنظمة إدارة الوثائق لتخزين وتنظيم ومشاركة وثائق المشروع. يمكن أن تتراوح هذه المستودعات من SharePoint أو Google Drive أو DropBox. تضمن أنظمة إدارة الوثائق أن يكون لدى أعضاء الفريق إمكانية الوصول إلى أحدث وثائق المشروع.
• بالنسبة للشركات التي ترغب في معرفة الوقت الذي يتم قضاؤه على كل مهمة، فإن برامج تتبع الوقت تتيح لأعضاء الفريق تسجيل ما كانوا يقومون به. توفر منصات مثل Harvest ميزات تتبع الوقت، وتتبع النفقات، وإصدار الفواتير، مما يساعد مديري المشاريع على مراقبة تقدم المشروع. قد يكون هذا مهمًا جدًا لبعض المشاريع، خاصة إذا كانت العناصر تُحاسب للعميل. مثال آخر على هذا النوع من الأدوات هو Toggl.

إدارة المشاريع مقابل إدارة البرامج

إدارة البرامج وإدارة المشاريع هما تخصصان أساسيان في مجال إدارة المنظمات. كلاهما يخدم أغراضًا متميزة ويتضمن مسؤوليات مختلفة.

يركز إدارة المشاريع على التسليم الناجح للمبادرات المحددة والمحددة بوقت. غالبًا ما يكون المشروع جهدًا مؤقتًا يُتخذ لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة. من ناحية أخرى، تتضمن إدارة البرامج الإشراف على مبادرات متعددة ذات صلة تساهم مجتمعة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

على عكس المشروع، يُعتبر البرنامج مجموعة من المشاريع. يكون مديرو البرامج مسؤولين عن مواءمة المشاريع الفردية مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، ويتضمن ذلك إدارة التبعيات بين المشاريع. على سبيل المثال، قد تبيع شركة مجموعة كاملة من الخيارات لأجهزة التكنولوجيا الذكية. ستضمن إدارة البرنامج أن كل جهاز (مثل المصابيح الذكية، منظمات الحرارة الذكية، كاميرات الأمن الذكية، إلخ) يتماشى مع المبادرات الأكبر للشركة. بينما ستضمن إدارة المشروع الإدارة المثلى للمنتجات المستقبلية.

ما هو إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع هي التخطيط والتنفيذ ومراقبة سلسلة من المهام التي لها هدف نهائي. تبدأ الشركات في إدارة المشاريع لتحقيق عملية معينة، مع التأكد من اتخاذ الخطوات الصحيحة في الوقت المناسب. قد يتعلق هذا بعمليات الشركة (مثل الانتقال من مبنى مكتب إلى آخر) أو نموذج عمل الشركة (مثل شركة تكنولوجيا تقوم بتطوير منتج برمجي جديد).

لماذا يُعتبر إدارة المشاريع مهمة؟

إدارة المشاريع تضمن تنفيذ التسليمات الكبيرة بشكل صحيح. بدلاً من التركيز على منتج نهائي كبير واحد، تقوم إدارة المشاريع عادةً بتوثيق وتقييم ومراقبة سلسلة من المهام الأصغر والأكثر قابلية للإدارة التي تتجمع معًا لجعل شيء أكبر ممكنًا. إدارة المشاريع مهمة لأنها تضمن تحقيق الأهداف النهائية.

ما هي أمثلة على أنواع المشاريع؟

مثال شائع على المشروع هو تطوير المنتج. تشارك عدة أقسام في إنشاء المنتج وتسويقه وبيعه والمزيد. يختلف الفريق الذي يصمم المشروع عن الفرق التي تصنع أو تسوق أو تبيع المنتج. كجزء من المشروع، يعمل كل من هذه الفرق مع مدير مشروع يساعد في نقل تطوير المنتج من مرحلة إلى أخرى.

ما الذي يجعل خطة المشروع جيدة؟

التواصل هو المفتاح لخطة مشروع جيدة. يجب أن تكون مسؤوليات كل فريق مفصلة مع هدف، وإطار زمني، والموارد المتاحة، على سبيل المثال. الشروحات البصرية مثل مخططات Gantt تكون مفيدة أيضًا. هذه المخططات هي رسوم بيانية شريطية يمكن أن تظهر كل مرحلة من مراحل المشروع، ومتى ستتم هذه المرحلة على سبيل المثال. هذا مجرد مثال واحد لأن أفضل طريقة لتوضيح خطة للمشاركين تعتمد على نطاق وتفاصيل الخطة.

الخلاصة

إدارة المشاريع جزء مهم من جمع الفرق المختلفة أو الأقسام المختلفة معًا لتحقيق هدف واحد. إذا كان الأمر يتعلق بإنشاء منتج، على سبيل المثال، يحتاج شخص ما إلى تصميمه، وشخص آخر لبنائه، وآخر لاختباره، وآخر لتسويقه، وهكذا. يساعد مدير المشروع في تحديد الهدف النهائي للمشروع ووضع جدول زمني لكيفية وموعد تحقيق هذا المشروع. بهذه الطريقة، يمكن لمختبري المنتجات ومسوقي المنتجات معرفة ما يمكن توقعه ومتى يتوقعونه، وكذلك ما هو متوقع منهم تحقيقه عندما يصل المشروع إلى مراحله الخاصة.