تعريف المحاسبة النقدية، مثال والقيود

ما هو المحاسبة النقدية؟

المحاسبة النقدية هي طريقة محاسبية يتم فيها تسجيل إيصالات الدفع خلال الفترة التي يتم استلامها فيها، ويتم تسجيل النفقات في الفترة التي يتم دفعها فيها فعليًا. بمعنى آخر، يتم تسجيل الإيرادات والنفقات عندما يتم استلام النقد ودفعه، على التوالي.

يُطلق على المحاسبة النقدية أيضًا اسم المحاسبة على أساس النقد؛ ويمكن مقارنتها مع المحاسبة على أساس الاستحقاق، التي تعترف بالدخل في الوقت الذي يتم فيه كسب الإيرادات وتسجل المصاريف عندما تُستحق الالتزامات بغض النظر عن موعد استلام أو دفع النقد فعليًا.

النقاط الرئيسية

• المحاسبة النقدية بسيطة ومباشرة. يتم تسجيل المعاملات فقط عندما يدخل أو يخرج المال من الحساب.
• لا تعمل المحاسبة النقدية بشكل جيد مع الشركات الكبيرة أو الشركات التي لديها مخزون كبير لأنها يمكن أن تخفي الوضع المالي الحقيقي.
• البديل للمحاسبة النقدية هو المحاسبة على أساس الاستحقاق، حيث يتم تسجيل المعاملات عند تحقيق الإيرادات وتحمل النفقات، بغض النظر عن تبادل النقد.

فهم المحاسبة النقدية

المحاسبة النقدية هي واحدة من شكلين من أشكال المحاسبة. الشكل الآخر هو المحاسبة على أساس الاستحقاق، حيث يتم تسجيل الإيرادات والمصروفات عند تكبدها. غالبًا ما تستخدم الشركات الصغيرة المحاسبة النقدية لأنها أبسط وأكثر وضوحًا وتوفر صورة واضحة عن مقدار المال الذي تمتلكه الشركة فعليًا. ومع ذلك، يُطلب من الشركات استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق وفقًا لـ المبادئ المحاسبية المقبولة عمومًا (GAAP).

عندما يتم تسجيل المعاملات على أساس نقدي، فإنها تؤثر على دفاتر الشركة بتأخير عن وقت إتمام المعاملة. ونتيجة لذلك، يكون المحاسبة النقدية غالبًا أقل دقة من المحاسبة على أساس الاستحقاق في المدى القصير.

تُسمح معظم الشركات الصغيرة بالاختيار بين طريقة المحاسبة النقدية أو طريقة الاستحقاق، ولكن مصلحة الضرائب الأمريكية تتطلب من الشركات التي تحقق أكثر من 25 مليون دولار في الإيرادات الإجمالية السنوية استخدام طريقة الاستحقاق. بالإضافة إلى ذلك، يمنع قانون إصلاح الضرائب لعام 1986 استخدام طريقة المحاسبة النقدية للشركات من نوع C corporations، والملاجئ الضريبية، وأنواع معينة من الصناديق الاستئمانية، والشراكات التي لديها شركاء من نوع C Corporation. يجب ملاحظة أن الشركات يجب أن تستخدم نفس طريقة المحاسبة للإبلاغ الضريبي كما تفعل في مسك الدفاتر الداخلية الخاصة بها.

مثال على المحاسبة النقدية

وفقًا لطريقة المحاسبة النقدية، لنفترض أن الشركة A تتلقى مبلغ 10,000 دولار من بيع 10 أجهزة كمبيوتر إلى الشركة B في 2 نوفمبر، وتسجل عملية البيع على أنها حدثت في 2 نوفمبر. يُعتبر أن حقيقة أن الشركة B قد وضعت الطلب لأجهزة الكمبيوتر في 5 أكتوبر غير ذات صلة، لأنها لم تدفع ثمنها حتى تم تسليمها فعليًا في 2 نوفمبر.

تحت نظام المحاسبة على أساس الاستحقاق، على النقيض من ذلك، كانت الشركة "أ" ستسجل عملية البيع بقيمة 10,000 دولار في 5 أكتوبر، حتى وإن لم يتم تبادل أي نقد حتى الآن.

وبالمثل، في ظل المحاسبة النقدية، تقوم الشركات بتسجيل النفقات عندما تدفعها فعليًا، وليس عندما تتحملها. إذا قامت الشركة C بتوظيف الشركة D لمكافحة الآفات في 15 يناير، ولكنها لم تدفع الفاتورة عن الخدمة المكتملة حتى 15 فبراير، فلن يتم الاعتراف بالنفقة حتى 15 فبراير في ظل المحاسبة النقدية. ومع ذلك، في ظل المحاسبة على أساس الاستحقاق، سيتم تسجيل النفقة في الدفاتر في 15 يناير عندما تم البدء بها.

قيود المحاسبة النقدية

أحد العيوب الرئيسية للمحاسبة النقدية هو أنها قد لا توفر صورة دقيقة عن الالتزامات التي تم تكبدها (أي المستحقة) ولكن لم يتم دفعها بعد، مما قد يجعل الأعمال تبدو في حالة أفضل مما هي عليه في الواقع. من ناحية أخرى، تعني المحاسبة النقدية أيضًا أن الأعمال التي أنهت للتو عملًا كبيرًا وتنتظر الدفع قد تبدو أقل نجاحًا مما هي عليه في الواقع لأنها أنفقت المواد والعمالة للعمل ولكن لم تجمع الدفع بعد. لذلك، يمكن للمحاسبة النقدية أن تبالغ أو تقلل من حالة الأعمال إذا كانت التحصيلات أو المدفوعات مرتفعة أو منخفضة بشكل خاص في فترة معينة مقارنة بفترة أخرى.

هناك أيضًا بعض العواقب الضريبية السلبية المحتملة للشركات التي تتبنى طريقة المحاسبة النقدية. بشكل عام، يمكن للشركات فقط خصم النفقات التي يتم الاعتراف بها ضمن السنة الضريبية الحالية. إذا تكبدت شركة نفقات في ديسمبر 2019، ولكنها لم تقم بدفع هذه النفقات حتى يناير 2020، فلن تتمكن من المطالبة بخصم للسنة المالية المنتهية في 2019، مما قد يؤثر بشكل كبير على صافي أرباح الشركة. وبالمثل، فإن الشركة التي تتلقى دفعة من عميل في عام 2020 مقابل خدمات قُدمت في عام 2019 ستُسمح لها فقط بتضمين الإيرادات في بياناتها المالية لعام 2020.