ما هي بطاقات الأسطول؟
بطاقات الأسطول هي نوع من بطاقات الدفع التي تتيح للشركات إدارة النفقات المرتبطة بالمركبات التي تمتلكها وتديرها. تعمل بطاقات الأسطول، المعروفة أيضًا ببطاقات الوقود، تمامًا مثل بطاقات الشحن وتُقدَّم من قبل شركات النفط الكبرى و/أو شركات الائتمان المتخصصة. تقوم الشركات بتزويد موظفيها، وخاصة موظفي النقل، ببطاقات الأسطول لاستخدامها في الوقود وإصلاح المركبات وصيانتها.
كيف تعمل بطاقات الأسطول
كانت بطاقات الأسطول موجودة في الولايات المتحدة منذ الثمانينيات، وتصدرها الشركات للموظفين الذين يستخدمون ويشغلون المركبات التابعة للشركة. تعمل غالبية الشركات التي تستخدم بطاقات الأسطول في قطاع النقل. تُستخدم بطاقات الأسطول بشكل شائع من قبل شركات الشحن وكذلك من قبل الشركات التي تقدم خدمات التوصيل ومشاركة الركوب.
عادةً ما تصدر بطاقات الأسطول من قبل شركة واحدة. وهذا يعني أن حاملي البطاقات يمكنهم استخدامها فقط في مواقع محددة مملوكة أو مُدارة أو مُرخّصة من قبل الجهة المصدرة. تمامًا مثل بطاقة الدفع العادية، تكون بطاقات الأسطول مضغوطة أو مطبوعة بالليزر مع تفاصيل تشمل رقم البطاقة، وتاريخ انتهاء الصلاحية (إذا كان ذلك مناسبًا)، واسم الشركة، وفي بعض الحالات، اسم المستخدم المعتمد. تأتي البطاقات الأحدث مع شريحة صغيرة في الأمام بالإضافة إلى شريط مغناطيسي في الخلف بحيث يمكن استخدامها في أجهزة نقاط البيع (POS).
تقوم الشركات بإعطاء هذه البطاقات لسائقيها وموظفيها الآخرين الذين يمكنهم استخدامها بدلاً من البطاقات الشخصية. يتيح ذلك لمصدر البطاقة أن يقوم بفوترة الشركة مباشرة بدلاً من الموظف، الذي كان سيتعين عليه تقديم تقارير النفقات ليتم تعويضه في وقت لاحق. عادةً ما يقوم مصدروا البطاقات بإصدار فاتورة واحدة للشركات تكون مفصلة مع الرسوم الفردية لكل مستخدم مخول. تمامًا مثل بطاقات الشحن، فإن بطاقات الأسطول خالية من الفوائد. وذلك لأن الشركات ملزمة بدفع رصيد الحساب المستحق بالكامل بحلول تاريخ الاستحقاق.
يجب دفع أرصدة بطاقات الأسطول بالكامل بحلول تاريخ الاستحقاق.
ولكن على عكس بطاقة الائتمان الخاصة بالشركات—والتي يمكن استخدامها لمجموعة واسعة من المشتريات المصرح بها مثل السفر—فإن بطاقات الأسطول مصممة للاستخدام خصيصًا للنفقات المتعلقة بإدارة المركبات. كما أن بطاقات الأسطول كانت هدفًا لحلول التكنولوجيا المالية (fintech) الجديدة في صناعة المدفوعات، حيث يقوم عدد من مقدمي خدمات الدفع للأسطول بالابتكار في هذا المجال من سوق النقل.
النقاط الرئيسية
- بطاقات الأسطول تتيح للشركات إدارة النفقات المرتبطة بالمركبات التي تمتلكها وتديرها.
- توفر الشركات للموظفين الذين يستخدمون المركبات التابعة للشركة بطاقات أسطول لشراء الوقود وصيانة المركبات وإصلاحها.
- تُستخدم البطاقات بشكل شائع من قبل شركات الشحن والتوصيل ومشاركة الركوب.
- تتيح بطاقات الأسطول للشركات إدارة وتخصيص الميزانية للنفقات المتعلقة بالمركبات دون الحاجة إلى التعامل مع تقارير النفقات المكلفة وعمليات السداد.
فوائد بطاقات الأسطول
كما هو مذكور أعلاه، قد تصدر الشركات بطاقات أسطول للموظفين المصرح لهم باستخدام مركبات الشركة بدلاً من أن يستخدم كل موظف بطاقة شخصية. هذا يقلل من المصاريف الإدارية المرتبطة بالحفاظ على برنامج تعويض لدفع الأموال للموظفين مقابل ما يستخدمونه من وقود وصيانة للمركبات. كما يساعد الشركات في مراجعة وإدارة المصاريف المفصلة لأصول معداتها.
توفر بطاقات الأسطول عمومًا مستوى من الإشراف، مما يسمح للشركات بإدارة نفقاتها بشكل أفضل، وكذلك تحديد الاتجاهات المتعلقة بالتكاليف. قد يستخدم المحاسبون في الأعمال التجارية أيضًا التحليل المحاسبي لتعديل حدود واستخدام بطاقات الدفع.
على سبيل المثال، قد تصدر شركة توصيل بطاقة أسطول لكل من سائقيها لاستخدامها في شراء الوقود ودفع تكاليف الصيانة. نظرًا لأن كل بطاقة أسطول مرتبطة بموظف معين، فإن الشركة قادرة على مراقبة مقدار ما ينفقه كل موظف في مساره وأيضًا إنشاء تقديرات لـ إعداد الميزانية. إذا لاحظت الشركة أن سائقًا معينًا يملأ مركبته المخصصة بشكل أكثر تكرارًا من المتوسط، فقد تقوم بإجراء تعديل نزولي على حد البطاقة المخصصة.
أمثلة على بطاقات الأسطول
يتم إصدار الغالبية العظمى من بطاقات الأسطول من قبل شركات النفط والغاز الكبرى مثل شل، إكسون موبيل، شيفرون، وتكساكو. الشركات التي تستخدم بطاقاتها عادة ما تكون مقيدة باستخدام مواقع مُصدر البطاقة.
لكن تقنيات الدفع الناشئة تتقدم لتقديم العديد من الحلول الجديدة والمبتكرة عبر مجموعة متنوعة من الصناعات، مع التركيز بشكل خاص على صناعة النقل. لقد توسع العديد من مقدمي الخدمات في مجال مدفوعات النقل. Fleetcor هي مزود لخدمات بطاقات الدفع للأساطيل، تقدم منتجات بطاقات الأسطول للشركات. تشمل بعض شراكاتها الرائدة في بطاقات الأسطول مع MasterCard وFleetCards USA وThe Fuelcard Company وFuelman. كما تساعد Fleetcor في تبسيط المحاسبة التجارية لشركات النقل من خلال الشراكة مع الشركات عبر صناعة النقل لتقديم حلول دفع حديثة للأساطيل.