السجلات المحاسبية: التعريف، ما تتضمنه، والأنواع

ما هي السجلات المحاسبية؟

السجلات المحاسبية هي جميع الوثائق والكتب المتعلقة بإعداد البيانات المالية أو السجلات ذات الصلة بالمراجعات والتدقيقات المالية. تشمل السجلات المحاسبية سجلات الأصول والخصوم، والمعاملات النقدية، والدفاتر، والمجلات، وأي وثائق داعمة مثل الشيكات والفواتير.

النقاط الرئيسية

• السجلات المحاسبية هي جميع الوثائق المتعلقة بإعداد البيانات المالية لشركة.
• تتطلب بعض الهيئات التنظيمية من الشركات الاحتفاظ بسجلاتها المحاسبية لعدة سنوات في حال الحاجة إلى مراجعتها.
• غالبًا ما تتم مراجعة السجلات المحاسبية لأغراض التدقيق، أو فحوصات الامتثال، أو احتياجات أخرى متعلقة بالأعمال.
• تشمل أنواع السجلات المحاسبية المعاملات، والدفاتر العامة، وميزان المراجعة، واليوميات، والبيانات المالية.

فهم السجلات المحاسبية

توجد القوانين واللوائح بشكل عام لإلزام الكيانات المحاسبية وشركات المحاسبة بالاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لفترة زمنية محددة. في الولايات المتحدة، تطلب هيئة الأوراق المالية والبورصات (SEC) من شركات المحاسبة الاحتفاظ بالسجلات من عمليات التدقيق والمراجعات لمدة لا تقل عن سبع سنوات، وأن تحتفظ بأي سجلات تدعم أو تشكك في استنتاجات التدقيق.

لا يوجد اتفاق عالمي حول مجموعة الوثائق التجارية التي تشكل مجموعة شاملة من السجلات المحاسبية. يمكن اعتبار السجلات المحاسبية كمصطلح شامل. الأطراف المختلفة، مثل الدائنين أو المستثمرين في الأسهم أو المجموعات المهتمة بحوكمة الشركات، سيكون لديهم أولويات مختلفة، وغالبًا ما تكون متنافسة؛ حيث ستتغير متطلباتهم أو تفضيلاتهم للوثائق باستمرار.

في نقاط مختلفة من الدورة الاقتصادية أو دورة الأعمال، ستتغير طلبات الأطراف للحصول على السجلات المحاسبية بناءً على الموقع في الدورة. على سبيل المثال، في بداية ارتفاع في دورة الأعمال، قد تكون الطلبات على البيانات المالية قوية، حيث يكون المستثمرون في الأسهم متفائلين. وعلى النقيض من ذلك، خلال انخفاض في دورة الأعمال، قد يطلب الدائنون المزيد من التفاصيل حول عناصر الميزانية العمومية، حيث يصبحون أكثر ترددًا في تمديد الائتمان.

باختصار، فإن السجلات المحاسبية وحتى طرق المحاسبة تتطور باستمرار لمواكبة الطبيعة المتغيرة للأعمال ومتطلبات المعلومات للمشاركين المهتمين في السوق.

أنواع السجلات المحاسبية

تتبع السجلات المحاسبية عمومًا مبادئ مسك الدفاتر المزدوج. تتطلب طريقة القيد المزدوج إدخالين، أحدهما دائن والآخر مدين، لكل معاملة تقوم بها الشركة. الهدف هو موازنة الدفاتر وتسجيل حركة النقد عبر المنظمة.

تشمل الأنواع المحددة من السجلات المحاسبية التي يتم مراجعتها المعاملات، والدفاتر اليومية، والدفاتر العامة، وموازين المراجعة، والبيانات المالية للشركة.

المعاملات

تُعتبر المعاملة نقطة البداية لأي سجل محاسبي. فهي المحفز للعملية بأكملها التي تُظهر أي عنصر تم شراؤه أو بيعه أو استهلاكه، وما إلى ذلك، الذي تقوم به الشركة.

دفاتر اليومية

المجلات تسجل جميع المعاملات التي تقوم بها الشركة. يمكن أن تغطي المجلات جميع المعاملات الخاصة بالشركة بأكملها أو يمكن أن تكون هناك مجلات مختلفة لمجالات مختلفة من الشركة. الشرط الوحيد هو أن يتم تحديث المجلات باستمرار وأن يتم تسجيل جميع المعاملات بطريقة ما.

دفاتر الأستاذ العامة

يُعتبر دفتر الأستاذ العام حركة المعاملات في اليومية إلى أماكن محددة في دفتر الأستاذ العام، والتي يتم تحديدها حسب نوع المعاملة. هذا يجعل من السهل استعراض المعاملات وتصنيفها بشكل صحيح عند إعداد ميزان المراجعة وفي النهاية القوائم المالية.

أرصدة المراجعة

ميزان المراجعة هو تلخيص لجميع الديون والائتمانات داخل الدورة التجارية. بمجرد إتمام هذه الخطوة، يجب أن تتوازن جميع الإدخالات. إذا لم تتوازن، فقد يكشف ذلك عن خطأ يجب تصحيحه أو احتمال وجود احتيال. سيكون من الضروري تحديد سبب عدم التوازن.

البيانات المالية

البيان المالي هو الوثيقة النهائية التي تتضمن مكونات جميع الوثائق المحاسبية الأخرى. يتم تقديم البيانات المالية للجمهور والهيئات التنظيمية للاطلاع عليها. يمكن لمحللي الاستثمار مراجعة البيانات المالية للتوصل إلى آرائهم حول الشركة. يمكن للهيئات التنظيمية طلب الوثائق المحاسبية التي تم إنشاء البيانات المالية منها للحصول على فهم أعمق للشركة.