ما هو الفوترة الدورية؟
الفوترة الدورية هي ممارسة إصدار الفواتير للعملاء المختلفين بناءً على جدول زمني بدلاً من فوترة جميع الحسابات دفعة واحدة في تاريخ واحد. يتم إعداد الكشوفات وإرسالها في فترات متباينة، مما يوزع عبء العمل على الشركة ويجعل من السهل عليها تتبع من تم فوترة حسابه.
النقاط الرئيسية
- الفوترة الدورية هي أسلوب لإدارة الحسابات يتيح للشركات إصدار الفواتير للعملاء في أيام مختلفة من الشهر، بدلاً من إصدارها جميعًا في نفس اليوم.
- تتيح هذه الممارسة للشركة إعداد وتوزيع البيانات في أيام مختلفة، بدلاً من وجود كم هائل من الفواتير التي يجب إرسالها في نفس الوقت.
- يتيح الفوترة الدورية للشركات إنشاء جدول مخصص يسهل تتبع العملاء الذين تم إصدار فواتير لهم، والذين قاموا بالدفع، والذين لم يدفعوا بعد.
- تشمل الاستراتيجيات إصدار الفواتير لأكبر المبالغ المستحقة أولاً، ثم التالية في الحجم، وهكذا؛ أو الفوترة حسب الترتيب الأبجدي؛ أو الفوترة بناءً على اليوم من الشهر الذي تم فيه فتح حساب العميل، أو الذي اختار فيه العميل أن يتم فوترة حسابه.
- يمكن أن تختلف أطوال دورات الفوترة من عميل لآخر، بناءً على تدفق النقد الذي تحتاجه الشركة ومدى جدارة العميل الائتمانية.
كيف يعمل نظام الفوترة الدورية
الفوترة الدورية هي استراتيجية فواتير تتضمن إرسال الفواتير لنسبة محددة من العملاء كل يوم، بدلاً من إرسال الفواتير لهم جميعًا معًا، ربما في نهاية الشهر.
الشركات التي تطبق هذه التقنية قد تفعل ذلك بطرق مختلفة. تشمل الطرق إرسال الفواتير للمبالغ الأكبر المستحقة في اليوم الأول من كل شهر، يليها المبلغ الأصغر في اليوم الثاني من كل شهر أو لاحقًا. قد يتم أيضًا إرسال الفواتير للعملاء بناءً على الترتيب الأبجدي، أو اليوم من الشهر الذي تم فيه فتح الحساب، أو التاريخ الذي اختاره العميل ليتم فوترة حسابه عند إنشائه.
قد يعتمد تاريخ بدء الدورة على نوع الخدمة المقدمة واحتياجات العميل. على سبيل المثال، يمكن لمزود خدمة التلفزيون الكبلي اختيار ضبط دورة الفوترة لتتوافق مع الوقت الذي بدأ فيه العميل الخدمة.
الفوترة الدورية تختلف عن الممارسة الشائعة لإصدار جميع الفواتير في نفس التاريخ. الفوترة في تاريخ واحد تُستخدم عادةً من قبل الشركات التي لديها تاريخ استحقاق مشترك للخدمات أو الإيجار. على سبيل المثال، قد يرسل مجمع سكني فاتورة للإيجار في الأول من كل شهر، بغض النظر عن موعد توقيع المستأجرين على عقودهم الفردية leases.
مع الفوترة الدورية، قد تقوم الشركة بالفوترة في عدة أيام أو كل يوم من الشهر أو على مدى فترة أطول.
مزايا وعيوب الفوترة الدورية
يتيح الفوترة الدورية للمورد تسوية حجم العمل المتعلق بالفواتير المطلوب إنجازه في أي يوم معين، وتطوير جدول مخصص، وتتبع العملاء الذين تم إرسال الفواتير لهم والذين لم يتم إرسالها لهم بعد بسهولة أكبر. قد يؤدي اعتماد هذا النموذج المحدد إلى تقليل تكاليف المصاريف البيعية والعمومية والإدارية (SG&A) حيث يصبح تتبع عدد الفواتير الصادرة مبسطًا وأقل عرضة للخطأ.
على الجانب الآخر، قد يكون لتقنية الفوترة الدورية تأثير سلبي على التدفقات النقدية حيث قد تتأخر بعض الفواتير لعدة أيام عن موعد إصدارها المعتاد. بالإضافة إلى ذلك، قد يجد البائع الأصغر الذي يواجه صعوبة في تتبع الفواتير والأموال المستحقة نفسه غارقًا في محاولة مواكبة البيانات المختلفة التي تتوافق مع أيام مختلفة.
اعتبارات خاصة
قد تقوم الشركات التي تستخدم الفوترة الدورية بتحديد أطوال مختلفة لدورات الفوترة. قد يقوم البائعون بتقصير أو تمديد الفترة الزمنية بين الفواتير لإدارة التدفقات النقدية أو للتكيف مع تغيير في الجدارة الائتمانية للعميل.
على سبيل المثال، قد يحتاج تاجر الجملة الذي يتعامل مع سلسلة متاجر سوبرماركت إلى تسريع استلام التدفقات النقدية لأن الشركة التي يستأجر منها شاحنات التوصيل قد شددت دورة الفوترة الخاصة بها. مثال آخر هو حالة يكون فيها تاجر جملة للسلع الإلكترونية الاستهلاكية لديه عميل من سلسلة متاجر تجزئة يدفع متأخرًا. نظرًا لأن هذا الحساب أكثر خطورة، قد يقرر تاجر الجملة تقليل دورة الفوترة من أربعة أسابيع إلى ثلاثة أسابيع.
يمكن أن يمتد دورة الفوترة أيضًا لأكثر من شهر، مثلما يحدث مع عميل كبير من الشركات يطلب دورة فوترة لمدة 45 يومًا لخدمات معينة. إذا كانت الجدارة الائتمانية لهذا العميل قوية، فقد يوافق البائع على الدورة الأطول.