ما هو نظام المعلومات المحاسبية (AIS)؟
نظام المعلومات المحاسبية (AIS) يشمل جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية التي يستخدمها المستخدمون الداخليين للإبلاغ عن المعلومات إلى المستثمرين، الدائنين، والسلطات الضريبية. وهو عادةً طريقة تعتمد على الكمبيوتر لتتبع النشاط المحاسبي بالتزامن مع موارد تكنولوجيا المعلومات.
يجمع نظام المعلومات المحاسبية (AIS) بين الممارسات المحاسبية التقليدية، مثل استخدام المبادئ المحاسبية المقبولة عمومًا (GAAP)، مع موارد تكنولوجيا المعلومات (IT) الحديثة.
النقاط الرئيسية
- يتضمن نظام المعلومات المحاسبية (AIS) جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية التي يستخدمها المستخدمون الداخليون للإبلاغ عن المعلومات للمستثمرين والدائنين والسلطات الضريبية.
- غالبًا ما يكون نظام المعلومات المحاسبية (AIS) منصة مؤمنة بشكل كبير، حيث يتم اتخاذ تدابير وقائية ضد الفيروسات والهاكرز والمصادر الخارجية الأخرى التي تحاول جمع المعلومات.
- تشمل فوائد نظام المعلومات المحاسبي (AIS) التفاعل بين الأقسام والرقابة الداخلية.
كيف يتم استخدام نظام معلومات المحاسبة (AIS)
يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على عناصر مختلفة تعتبر مهمة في دورة المحاسبة. على الرغم من أن المعلومات الموجودة في النظام تختلف بين الصناعات وأحجام الأعمال، إلا أن نظام المعلومات المحاسبية النموذجي يتضمن بيانات تتعلق بـالإيرادات، المصروفات، معلومات العملاء، معلومات الموظفين، ومعلومات الضرائب. تتضمن البيانات المحددة أوامر المبيعات وتقارير التحليل، طلبات الشراء، الفواتير، سجلات الشيكات، المخزون، الرواتب، دفتر الأستاذ، ميزان المراجعة، ومعلومات البيانات المالية.
يجب أن يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على هيكل قاعدة بيانات لتخزين المعلومات. يتم برمجة هذا الهيكل عادةً بلغة استعلام تتيح التلاعب بالجداول والبيانات.
يحتوي نظام المعلومات المحاسبية (AIS) على العديد من الحقول لإدخال البيانات وتحرير البيانات المخزنة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك، تُعتبر أنظمة المعلومات المحاسبية منصات آمنة للغاية، حيث يتم اتخاذ تدابير وقائية ضد الفيروسات والهاكرز والمصادر الخارجية الأخرى التي تحاول جمع المعلومات.
تُظهر المخرجات المختلفة لنظام المعلومات المحاسبية مدى تنوع قدراته في معالجة البيانات. يقوم نظام المعلومات المحاسبية بإنتاج تقارير تشمل تقارير تقادم الحسابات المدينة بناءً على معلومات العملاء، وجداول الاستهلاك للأصول الثابتة، وميزان المراجعة لأغراض التقارير المالية. كما يمكن إعادة إنتاج قوائم العملاء، وحسابات الضرائب، ومستويات المخزون.
ومع ذلك، فإن المراسلات أو المذكرات أو العروض التقديمية لا تُدرج في نظام المعلومات المحاسبية (AIS) لأن هذه العناصر ليست مرتبطة بشكل مباشر بالتقارير المالية أو مسك الدفاتر للشركة.
فوائد نظام المعلومات المحاسبية (AIS)
التفاعل بين الأقسام
يسعى نظام المعلومات المحاسبية إلى التفاعل عبر الأقسام المتعددة. داخل النظام، يمكن لقسم المبيعات تحميل ميزانية المبيعات، على سبيل المثال. تُستخدم هذه المعلومات من قبل فريق إدارة المخزون لإجراء جرد المخزون وشراء المواد.
عند شراء المخزون، يمكن للنظام إخطار قسم الحسابات الدائنة بالفاتورة الجديدة. يمكن لنظام المعلومات المحاسبية أيضًا مشاركة المعلومات حول الطلب الجديد بحيث تكون أقسام التصنيع والشحن وخدمة العملاء على علم بالبيع.
الضوابط الداخلية
جزء لا يتجزأ من نظم معلومات المحاسبة يتعلق بـ الضوابط الداخلية. يمكن وضع السياسات والإجراءات داخل النظام لضمان الحفاظ على المعلومات الحساسة للعملاء والموردين والأعمال داخل الشركة. من خلال استخدام الموافقات على الوصول الفعلي، ومتطلبات تسجيل الدخول، وسجلات الوصول، والتفويضات، وفصل المهام، يمكن تقييد المستخدمين للوصول فقط إلى المعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء وظائفهم التجارية.
كيف يدمج نظام المعلومات المحاسبية (AIS) التكنولوجيا؟
يجمع نظام المعلومات المحاسبية (AIS) بين موارد تكنولوجيا المعلومات الحديثة (IT) والممارسات المحاسبية التقليدية، مثل استخدام مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).
لماذا من المهم أن تكون نظم معلومات المحاسبة مؤمنة بشكل كبير؟
الأمن السيبراني أصبح ذو أهمية متزايدة مع قيام المزيد والمزيد من الشركات بتخزين بياناتها إلكترونيًا. بسبب ذلك، غالبًا ما تكون أنظمة المعلومات المحاسبية محمية بشكل كبير ضد الفيروسات والهاكرز والمصادر الخارجية الأخرى التي تحاول جمع المعلومات.
ما الذي ينتجه نظام المعلومات المحاسبية (AIS)؟
تشمل تقارير AIS:
- تقارير تقادم الحسابات المدينة بناءً على معلومات العملاء
- قوائم العملاء
- جداول الإهلاك للأصول الثابتة
- مستويات المخزون
- حسابات الضرائب
- أرصدة المراجعة للتقارير المالية
الخلاصة
نظام المعلومات المحاسبية (AIS) يشمل جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية التي يستخدمها المستخدمون الداخليين للإبلاغ عن المعلومات للمستثمرين والدائنين والسلطات الضريبية. بشكل عام، هو طريقة تعتمد على الكمبيوتر لتتبع النشاط المحاسبي بالتزامن مع موارد تكنولوجيا المعلومات (IT).