ما هو دفتر النقدية؟
دفتر النقدية هو دفتر يومية مالي يحتوي على جميع المقبوضات والمدفوعات النقدية، بما في ذلك الودائع والسحوبات البنكية. هذا هو المجال الرئيسي حيث تسجل الشركات أي معلومات تتعلق بالنقد. عادةً ما تُقسم الإدخالات إلى مدفوعات نقدية ومقبوضات. يتم ترحيل جميع هذه الإدخالات إلى دفتر الأستاذ العام للشركة.
النقاط الرئيسية
- دفتر النقدية هو دفتر فرعي من دفتر الأستاذ العام يتم فيه تسجيل جميع المعاملات النقدية خلال فترة معينة.
- يتم تسجيل دفتر النقدية بترتيب زمني، ويتم تحديث الرصيد والتحقق منه بشكل مستمر.
- عادةً ما تقوم المؤسسات الكبيرة بتقسيم دفتر النقدية إلى جزئين: دفتر يومية المدفوعات النقدية ودفتر يومية المقبوضات النقدية.
- يختلف دفتر النقدية عن حساب النقدية في أنه دفتر منفصل يتم فيه تسجيل المعاملات النقدية، بينما حساب النقدية هو حساب داخل دفتر الأستاذ العام.
- هناك ثلاثة أنواع شائعة من دفاتر النقدية: عمود واحد، عمود مزدوج، وعمود ثلاثي.
كيف يعمل دفتر النقدية
يتم إعداد دفتر النقدية كدفتر فرعي لدفتر الأستاذ العام حيث يتم تسجيل جميع المعاملات النقدية التي تتم خلال الفترة المحاسبية بترتيب زمني. عادةً ما تقسم المنظمات الكبيرة دفتر النقدية إلى جزئين: دفتر المدفوعات النقدية، الذي يسجل جميع المدفوعات النقدية، ودفتر المقبوضات النقدية، الذي يسجل جميع الأموال المستلمة في العمل.
سيتضمن دفتر المدفوعات النقدية عناصر مثل المدفوعات التي تُجرى للموردين لتقليل الحسابات الدائنة، وسيتضمن دفتر المقبوضات النقدية عناصر مثل المدفوعات التي يقوم بها العملاء على الحسابات المدينة المستحقة أو المبيعات النقدية.
الهدف الرئيسي من دفتر النقدية هو إدارة النقد بكفاءة، مما يسهل تحديد أرصدة النقد في أي وقت، ويسمح للمديرين ومحاسبي الشركة بتخطيط ميزانية النقد بفعالية عند الحاجة. كما أن الوصول إلى معلومات النقد في دفتر النقدية أسرع بكثير من تتبع النقد من خلال دفتر الأستاذ.
أنواع دفاتر النقدية
هناك عدة أنواع من دفاتر النقدية التي يمكن للكيانات استخدامها، سواء كانت شركات أو أفراد. لقد أبرزنا بعض التفاصيل الرئيسية حول دفاتر النقدية ذات العمود الواحد، والعمودين، والثلاثة أعمدة مع أمثلة على شكل كل منها أدناه.
دفتر النقدية ذو العمود الواحد
دفتر النقدية ذو العمود الواحد هو أسهل نوع من دفاتر النقدية للاستخدام. يُستخدم هذا النوع عادةً من قبل الأفراد الذين يرغبون في تتبع أموالهم وشؤونهم المالية. لاستخدام النسخة ذات العمود الواحد من دفتر النقدية، يتم تسجيل المعاملات في عمود واحد. يقوم المستخدم بتحديث المبلغ الإجمالي بنهاية اليوم.
دفتر النقدية ذو العمود الواحد
تاريخ
الوصف
رقم الحافظة
المبلغ المستلم
تاريخ
الوصف
رقم الحافظة
المبلغ المدفوع
دفتر النقدية ذو العمودين
النوع الثاني من دفتر النقدية يسمى دفتر النقدية ذو العمودين. كما يوحي الاسم، يحتوي هذا النوع من دفتر النقدية على عمودين. يتيح للمستخدمين الاحتفاظ بملاحظات أكثر تفصيلاً حول معاملاتهم.
دفتر النقدية ذو العمودين
تاريخ
الوصف
رقم الحافظة
المبلغ المستلم
بنك
تاريخ
الوصف
رقم الحافظة
المبلغ المدفوع
بنك
دفتر النقدية ذو الأعمدة الثلاثة
دفتر النقدية ذو الأعمدة الثلاثة يحتوي على ثلاثة أعمدة وهو الخيار الأكثر تعقيدًا من بين الثلاثة. يحتوي هذا الإصدار على معلومات تفصيلية أخرى، مثل الخصومات على المشتريات أو المبيعات، بالإضافة إلى المعلومات الموجودة في دفاتر النقدية ذات العمود الواحد والعمودين. غالبًا ما يستخدم المستخدمون نوعًا من برامج المحاسبة لإدارة دفتر النقدية ذو الأعمدة الثلاثة.
دفتر النقدية ذو الأعمدة الثلاثة
تاريخ
وصف
رقم الحافظة
المبلغ المستلم
بنك
خصم
تاريخ
الوصف
رقم الحافظة
المبلغ المدفوع
بنك
خصم
يمكن اعتبار دفتر النقدية الصغيرة نوعًا رابعًا من دفاتر النقدية. يتم استخدام هذا الخيار لتسجيل المعاملات اليومية للنقدية الصغيرة.
تسجيل في دفتر النقدية
جميع المعاملات في دفتر النقدية لها جانبان: المدين والدائن. يتم تسجيل جميع الإيصالات النقدية على الجانب الأيسر كمدين، ويتم تسجيل جميع المدفوعات النقدية حسب التاريخ على الجانب الأيمن كدائن. الفرق بين الجانبين الأيسر والأيمن يظهر رصيد النقدية المتاح، والذي يجب أن يكون رصيد مدين صافٍ إذا كان التدفق النقدي إيجابيًا.
يتم إعداد دفتر النقدية في أعمدة. سيكون لدفتر النقدية ذو العمود الواحد النموذجي هذه العناوين للأعمدة:
- التاريخ
- الوصف
- المبلغ
توجد هذه العناوين لكل من الجانب الأيسر الذي يعرض الإيصالات والجانب الأيمن الذي يعرض المدفوعات. عمود التاريخ هو تاريخ المعاملة.
نظرًا لأن دفتر النقدية يتم تحديثه باستمرار، فإنه سيكون مرتبًا ترتيبًا زمنيًا حسب المعاملة. في عمود الوصف، يكتب المحاسب وصفًا قصيرًا أو سردًا للمعاملة. في عمود المرجع أو صفحة دفتر الأستاذ، يقوم المحاسب بإدخال رقم الحساب لحساب دفتر الأستاذ العام المرتبط. يتم تسجيل مبلغ المعاملة في العمود الأخير.
دفتر النقدية مقابل حساب النقدية
يختلف دفتر النقدية عن حساب النقدية في بعض النواحي. دفتر النقدية هو دفتر أستاذ منفصل تُسجل فيه المعاملات النقدية، بينما حساب النقدية هو حساب داخل دفتر الأستاذ العام. يعمل دفتر النقدية كلاً من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، بينما يُنظم حساب النقدية مثل دفتر الأستاذ. تُطلب التفاصيل أو السرد حول مصدر أو استخدام الأموال في دفتر النقدية ولكن ليس في حساب النقدية.
هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل الأعمال التجارية تسجل المعاملات باستخدام دفتر النقدية بدلاً من حساب النقدية. من السهل الوصول إلى أرصدة النقدية اليومية وتحديدها. يمكن اكتشاف الأخطاء بسهولة من خلال التحقق، ويتم تحديث الإدخالات باستمرار، حيث يتم التحقق من الرصيد يوميًا. على النقيض من ذلك، يتم عادةً تسوية الأرصدة في حسابات النقدية في نهاية الشهر بعد إصدار كشف الحساب البنكي الشهري.
ما هو الغرض من دفتر النقدية؟
يتم إعداد دفتر النقدية كدفتر فرعي لدفتر الأستاذ العام، حيث يتم تسجيل جميع المعاملات النقدية التي تتم خلال فترة محاسبية بترتيب زمني. الهدف الرئيسي من دفتر النقدية هو إدارة النقد بكفاءة، مما يسهل تحديد أرصدة النقد في أي وقت، مما يسمح للمديرين والمحاسبين في الشركة بتخطيط ميزانية النقد بفعالية. كما أن الوصول إلى معلومات النقد في دفتر النقدية أسرع بكثير من تتبع النقد من خلال دفتر الأستاذ.
ما هي المكونات الأساسية لدفتر النقدية؟
عادةً ما تقوم المؤسسات الكبيرة بتقسيم دفتر النقدية إلى جزئين: دفتر يومية المدفوعات النقدية، الذي يسجل جميع المدفوعات النقدية، ودفتر يومية المقبوضات النقدية، الذي يسجل جميع النقد المستلم في العمل. يتضمن دفتر يومية المدفوعات النقدية عناصر مثل المدفوعات التي تُجرى للموردين لتقليل الحسابات الدائنة، بينما يتضمن دفتر يومية المقبوضات النقدية عناصر مثل المدفوعات التي يقوم بها العملاء على الحسابات المدينة المستحقة أو المبيعات النقدية.
ما الفرق بين دفتر النقدية وحساب النقدية؟
يختلف دفتر النقدية عن حساب النقدية في بعض النواحي. دفتر النقدية هو دفتر أستاذ منفصل تُسجل فيه المعاملات النقدية، بينما حساب النقدية هو حساب داخل دفتر الأستاذ العام. يعمل دفتر النقدية كلاً من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، بينما يُنظم حساب النقدية مثل دفتر الأستاذ. تُطلب التفاصيل أو السرد حول مصدر أو استخدام الأموال في دفتر النقدية ولكن ليس في حساب النقدية.
الخلاصة
يُعتبر الاحتفاظ بالسجلات أمرًا أساسيًا للحفاظ على الصحة المالية والرفاهية لأي عمل تجاري أو أسرة. يُعد استخدام دفتر النقدية وسيلة رائعة للمساعدة في إدارة وتسجيل المعاملات المتعلقة بالنقد، بما في ذلك الإيصالات والمدفوعات. يمكن نقل هذه السجلات إلى دفتر الأستاذ العام واستخدامها لتحديث السجلات و/أو تقديم الضرائب في نهاية العام.