ما هو النموذج W-9؟
نموذج W-9 هو نموذج ضريبي من دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) يُستخدم لتأكيد اسم الشخص وعنوانه ورقم تعريف دافع الضرائب (TIN) لأغراض التوظيف أو لأغراض توليد الدخل الأخرى. يمكن طلب التأكيد إما لفرد يُعرف كمواطن أمريكي أو لشخص يُعرف كمقيم أجنبي.
نموذج W-9 يُعرف أيضًا بنموذج طلب رقم تعريف دافع الضرائب وشهادة.
النقاط الرئيسية
- نموذج W-9 هو نموذج رسمي تقدمه مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) لأصحاب العمل أو الكيانات الأخرى للتحقق من الاسم والعنوان ورقم التعريف الضريبي للفرد الذي يتلقى الدخل.
- تُستخدم المعلومات المأخوذة من نموذج W-9 غالبًا لإنشاء نموذج ضريبي 1099، وهو مطلوب لأغراض تقديم ضريبة الدخل.
- لا يمكن الكشف عن المعلومات التي تجمعها الجهة على نموذج W-9 لأي غرض آخر، وذلك بموجب لوائح الخصوصية الصارمة.
- غالبًا ما يتعين على المتعاقدين المستقلين الذين يعملون مع شركات لا يعملون بها تقديم نموذج W-9 لتلك الشركة.
- إذا لم تقدم نموذج W-9 كما هو مطلوب، يجب على عميلك حجب الضرائب من أرباحك بمعدل ضريبي قدره 24%.
فهم نموذج W-9
نموذج W-9 هو طلب كتابي رسمي للحصول على معلومات ويستخدم فقط لغرض تأكيد رقم تعريف دافع الضرائب (TIN) الخاص بالشخص. يجب على صاحب العمل أو أي كيان آخر ملزم بتقديم وثيقة معلومات إلى مصلحة الضرائب الأمريكية، مثل نموذج 1099، الحصول على رقم TIN الصحيح الخاص بك للإبلاغ عن أي أرباح أو خسائر قد تؤثر على إقرارك الضريبي الفيدرالي أو الدخل الخاضع للضريبة الخاص بك. بالنسبة لمعظم الأفراد، سيكون رقم TIN هو رقم الضمان الاجتماعي (SSN) الخاص بهم.
يختلف نموذج W-9 عن نموذج W-4 — الذي يتم تقديمه بشكل أكثر شيوعًا من قبل الموظفين إلى أصحاب العمل المباشرين — في أن نموذج W-9 لا يتضمن بشكل جوهري ترتيبًا لاقتطاع أي ضرائب مستحقة.
أي ضرائب مطلوبة بناءً على الأرباح المتعلقة بنموذج W-9 المقدمة هي مسؤولية حامل رقم التعريف الضريبي (TIN) المدرج في الوثيقة، ما لم يكن دافع الضرائب خاضعًا لـ الاقتطاع الاحتياطي. إذا كان الاقتطاع الاحتياطي مطلوبًا، فيجب الإشارة إلى ذلك في نموذج W-9، لإبلاغ الجهة المستلمة للمعلومات بضرورة الاقتطاع وفقًا لذلك.
استخدامات نموذج W-9
يتم استخدام المعلومات التي يتم الحصول عليها من نموذج W-9 غالبًا لإنشاء نسخة من نموذج 1099. يحتوي نموذج 1099 على معلومات حول أي دخل قد يكون قد تم استلامه من قبل حامل رقم التعريف الضريبي (TIN) والذي لن يتم إدراجه عادةً في نموذج W-2.
ومع ذلك، يتم إصدار نموذج W-2 فقط لموظفي الشركة، وليس للمقاولين المستقلين أو البائعين غير المرتبطين. يشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الدخل المدفوع لشخص كجزء من عقد، وبعض معاملات العقارات، والأرباح الموزعة على استثمار، والعديد من المعاملات المالية الأخرى.
تتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من الأشخاص الذين لا يُعرفون كمواطنين أمريكيين أو مقيمين أجانب استخدام النموذج المناسب W-8 Form بدلاً من نموذج W-9.
يجب إصدار نموذج 1099 فقط عند الوصول إلى الحد الأدنى للدخل المطلوب، والذي يتم تحديده لمعظم الدخل المتنوع عند 600 دولار. يجب على حامل رقم التعريف الضريبي (TIN) الإبلاغ عن المبالغ التي تقل عن هذا الحد كدخل، ولكن لا يتطلب الأمر إصدار نموذج 1099.
على الرغم من أن الموظفين ملزمون قانونيًا بتقديم بعض المعلومات الشخصية لأصحاب العمل، إلا أن خصوصية الموظف محمية بموجب القانون. قد يتعرض صاحب العمل الذي يكشف عن المعلومات الشخصية للموظف بطريقة غير مصرح بها للملاحقة المدنية والجنائية.
كيفية تعبئة نموذج W-9
يُعتبر نموذج W-9 من النماذج الأكثر بساطة في مصلحة الضرائب الأمريكية لإكماله، ولكن إذا كانت النماذج الضريبية تسبب لك القلق، فلا تقلق. سنرشدك خلال الطريقة الصحيحة لإكماله.
نموذج W-9.
جميع صفحات نموذج W-9 متوفرة على موقع IRS. بالإضافة إلى ذلك، قد يتضمن النموذج مجموعة محددة من التعليمات المقدمة من قبل IRS.
الخطوة 1: نموذج W-9، السطر 1
أدخل اسمك كما هو موضح في tax return.
الخطوة 2: نموذج W-9، السطر 2
أدخل اسم عملك أو اسم "الكيان المهمل"، إذا كان مختلفًا عن الاسم الذي أدخلته في الخطوة 1. على سبيل المثال، قد تكون مالكًا وحيدًا، ولكن لأغراض التسويق، لا تستخدم اسمك الشخصي كاسم لعملك؛ بدلاً من ذلك، تقوم بممارسة الأعمال التجارية تحت اسم آخر. يجب عليك إدخال ذلك الاسم هنا.
نوع الكيان المهمل الشائع هو شركة ذات مسؤولية محدودة ذات عضو واحد (SMLLC). الشركات الفردية والشركات ذات المالك الواحد من نوع S تشبه في أن الدخل يمر إلى المالك أو المساهم الوحيد، ولكنها لا تُعتبر عادةً كيانات مهملة.
الخطوة 3: نموذج W-9، السطر 3
اختر نوع الكيان التجاري الذي تمثله لتصنيف الضرائب الفيدرالية: ملكية فردية، شراكة، شركة C، شركة S، ثقة/تركة، شركة ذات مسؤولية محدودة، أو "أخرى". ضع علامة في المربع المناسب، ويجب اختيار تصنيف واحد فقط.
الخطوة 4: نموذج W-9، السطر 4
مع الاستثناءات، من المحتمل أن تترك هذه الخانات فارغة. إليك بعض الاستثناءات:
- المستفيدون الذين يُعفون من الاقتطاع الاحتياطي، مثل الشركات (في معظم الحالات)، قد يحتاجون إلى إدخال رمز في خانة "رمز المستفيد المعفى". تتضمن تعليمات النموذج W-9 قائمة بالمستفيدين المعفيين ورموزهم وأنواع المدفوعات التي يجب استخدام هذه الرموز لها. على سبيل المثال، الشركات التي تملأ نموذج W-9 لاستلام مدفوعات الفائدة أو الأرباح ستدخل الرمز "5".
- قد يحتاج المستفيدون المعفون من الإبلاغ بموجب قانون الامتثال الضريبي للحسابات الأجنبية (FATCA) إلى إدخال رمز في خانة "رمز الإعفاء من الإبلاغ بموجب FATCA". لن تنطبق أي من هذه الخانات على المقاول المستقل أو العامل الحر النموذجي.
الخطوة 5: نموذج W-9، الأسطر 5-6
قم بتوفير عنوان الشارع الخاص بك، المدينة، الولاية، والرمز البريدي. استخدم العنوان الذي ستستخدمه في إقرارك الضريبي. على سبيل المثال، إذا كنت مالكًا وحيدًا يستأجر مساحة مكتبية، ولكنك تقدم إقرارك الضريبي باستخدام عنوان منزلك، أدخل عنوان منزلك في النموذج W-9 حتى لا تواجه مصلحة الضرائب الأمريكية مشكلة في مطابقة نماذج 1099 الخاصة بك مع النموذج 1040.
بالإضافة إلى ذلك، قد يكون نموذج W-9 الوسيلة الأساسية للشركة للحصول على معلوماتك الشخصية. حيث يمكن تسجيل هذه المعلومات في نظام المحاسبة الخاص بهم عندما يتم إعدادك كمورد في سجلاتهم، وقد يتم استخدام هذا العنوان لتزويدك بنموذج 1099 أو لإرسال مستندات ضريبية هامة أخرى إليك.
الخطوة 6: نموذج W-9، السطر 7
في هذه الخطوة الاختيارية، يمكنك تقديم اسم وعنوان الشخص الذي يطلب منك المعلومات. قد ترغب في ملء هذا المربع للاحتفاظ بسجل لمن قدمت له رقم التعريف الضريبي الخاص بك.
بالإضافة إلى ذلك، لديك الخيار لتدوين أرقام الحسابات ذات الصلة في نهاية هذا القسم العلوي من نموذج W-9. يمكن استخدام قسم رقم الحساب هذا لتحديد شخص بشكل فريد بناءً على رقم داخل نظام العميل. على سبيل المثال، قد يطلب منك شخص ما ملء نموذج W-9. إذا كنت المورد رقم 45 في سجلاتهم، فقد يطلبون منك تدوين رقم المورد الخاص بك في هذا السطر.
الخطوة 7: W-9، الجزء الأول
تطلق مصلحة الضرائب الأمريكية على القسم التالي الجزء الأول. هنا، يجب عليك تقديم رقم التعريف الضريبي الخاص بنشاطك التجاري، والذي سيكون إما رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك إذا كنت مالكًا وحيدًا، أو رقم تعريف صاحب العمل (EIN) إذا كنت نوعًا آخر من الأعمال التجارية.
الآن، بعض الملكيات الفردية لديها أيضًا أرقام تعريف صاحب العمل (EINs)، لكن مصلحة الضرائب الأمريكية تفضل أن يستخدم أصحاب الملكيات الفردية أرقام الضمان الاجتماعي (SSNs) الخاصة بهم في النموذج W-9. مرة أخرى، القيام بذلك سيجعل من الأسهل مطابقة أي نماذج 1099 تتلقاها مع إقرارك الضريبي، الذي ستقدمه تحت رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك.
ماذا لو كان عملك جديدًا وليس لديك رقم تعريف صاحب العمل (EIN)؟ يمكنك ملء نموذج W-9 على أي حال. تقول مصلحة الضرائب الأمريكية أنه يجب عليك التقدم للحصول على رقمك وكتابة "تم التقديم" في المساحة المخصصة لرقم التعريف الضريبي (TIN). سترغب في الحصول على هذا الرقم في أسرع وقت ممكن لأنه حتى تحصل عليه، ستكون عرضة للاقتطاع الاحتياطي. يمكنك التقدم للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) على موقع مصلحة الضرائب الأمريكية. انظر التعليمات أدناه للخطوة 8، الجزء الثاني، لمزيد من المعلومات حول الاقتطاع الاحتياطي.
الخطوة 8: W-9، الجزء الثاني
في الجزء الثاني، يجب عليك أن تشهد على صحة جميع معلوماتك قبل أن تتمكن من توقيع النموذج W-9. الكذب عمدًا في نموذج ضريبي قد يعني أنك ستضطر لدفع غرامة أو الذهاب إلى السجن. قبل توقيع النموذج W-9، إليك البيانات التي يجب أن تصدق على صحتها تحت طائلة الحنث باليمين:
1. الرقم الموضح في هذا النموذج هو رقم التعريف الضريبي الصحيح الخاص بي (أو أنا في انتظار إصدار رقم لي).
- يجب على دافعي الضرائب استخدام أرقام تعريف ضريبي شرعية. استخدام رقم تعريف ضريبي "مستعار" أو مسروق أو مختلق يعادل الكذب تحت القسم ويؤدي إلى عواقب وخيمة.
2. أنا لست خاضعًا للاقتطاع الاحتياطي لأن: (أ) أنا معفى من الاقتطاع الاحتياطي، أو (ب) لم يتم إبلاغي من قبل دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) بأنني خاضع للاقتطاع الاحتياطي نتيجة لعدم الإبلاغ عن جميع الفوائد أو الأرباح، أو (ج) لقد أبلغتني دائرة الإيرادات الداخلية بأنني لم أعد خاضعًا للاقتطاع الاحتياطي.
3. أنا مواطن أمريكي أو شخص أمريكي آخر.
- إذا كنت مقيمًا أجنبيًا، فأنت في وضع آمن. تعتبر مصلحة الضرائب الأمريكية أيضًا ما يلي "شخصًا أمريكيًا": شراكة، شركة، أو جمعية تم إنشاؤها أو تنظيمها في الولايات المتحدة أو بموجب قوانين الولايات المتحدة؛ عقار محلي؛ وأمانة محلية. إذا كان عملك عبارة عن شراكة تضم شريكًا أجنبيًا، فتنطبق قواعد خاصة؛ اقرأ عنها في التعليمات الخاصة بالنموذج W-9. إذا لم تكن مواطنًا أمريكيًا، فقد تحتاج إلى ملء النموذج W-8 أو النموذج 8233 بدلاً من ذلك.
4. رمز (رموز) قانون الامتثال الضريبي للحسابات الأجنبية (FATCA) المدخل في هذا النموذج (إن وجد) والذي يشير إلى أنني معفى من الإبلاغ بموجب FATCA صحيح.
- من المحتمل أنك لن تحتاج للقلق بشأن هذا الأمر، والذي يتعلق بقانون الامتثال الضريبي للحسابات الأجنبية.
من يجب عليه إكمال نموذج W-9؟
يجب أن يتم ملء نموذج W-9 من قبل طرف واحد وتقديمه إلى طرف ثانٍ إذا كان الطرف الثاني سيقوم بتقديم أنواع محددة من المدفوعات في المستقبل. بشكل عام، يجب أن يقوم المقاولون المستقلون الذين يؤدون أعمالًا لطرف آخر لا يعملون لديه بملء نموذج W-9. يشمل ذلك العمال المستقلين أو موظفي العمل الحر تحت هياكل غير توظيفية.
نموذج W-9 مطلوب أيضًا من الأشخاص في ظروف معينة. قد يطلب بنك أو مؤسسة إقراض نموذج W-9 كجزء من عملية فتح حساب جديد، حيث يتم تقديم مدفوعات الفائدة والأرباح من خلال نموذج 1099-INT. قد يُطلب من المشاركين في مسابقة قد يفوزون بجوائز أيضًا ملء نموذج W-9، حيث قد تكون قيمة الجائزة دخلًا خاضعًا للضريبة وتتطلب تقريرًا إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.
تُستخدم النماذج 1098 و1099 أيضًا لتقديم مدفوعات فوائد الرهن العقاري، ومدفوعات القروض الطلابية، وعائدات معاملات العقارات، وإبراء بعض أنواع الديون. بالنسبة لهذه النماذج، قد يطلب الطرف المقابل نموذج W-9 لضمان توفر المعلومات المناسبة لديهم في الملف.
اعتبارات خاصة عند تقديم نموذج W-9
توقيع نموذج W-9
يخبرك نموذج W-9 بشطب البند 2 أعلاه إذا تم إخطارك من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) بأنك تخضع حاليًا للاقتطاع الاحتياطي لأنك لم تقم بالإبلاغ عن جميع الفوائد والأرباح في إقرارك الضريبي.
يمكنك شطب البند 2 إذا كنت تقوم بملء نموذج W-9 فيما يتعلق بمعاملة عقارية. لا ينطبق البند 2 في هذه الحالة، لذا لا يهم إذا كنت خاضعًا للاقتطاع الاحتياطي.
الآن، إذا قرأت التفاصيل الدقيقة في تعليمات نموذج W-9 بعناية، يبدو أنها تشير إلى أن معظم الناس ليسوا ملزمين بتوقيع هذا النموذج على الإطلاق. عادةً ما يُطلب منك توقيعه فقط إذا كانت مصلحة الضرائب الأمريكية قد أبلغتك سابقًا بأنك قدمت رقم تعريف ضريبي (TIN) غير صحيح. بعيدًا عن التفاصيل الفنية، من المحتمل أن يعتبر الشخص الذي طلب منك ملء نموذج W-9 أنه غير مكتمل أو غير صالح إذا لم تقم بتوقيعه.
إعادة نموذج W-9
قم بإعادة نموذج W-9 المكتمل إلى الشركة التي طلبت منك تعبئته. من الأفضل أن تقوم بتسليمه شخصيًا للحد من تعرضك لـسرقة الهوية، ولكن غالبًا ما تكون هذه الطريقة غير عملية. يُعتبر البريد وسيلة آمنة نسبيًا.
إذا كان يجب عليك إرسال النموذج عبر البريد الإلكتروني، فيجب عليك تشفير كل من المستند ورسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك، والتأكد ثلاث مرات من أن لديك عنوان البريد الإلكتروني الصحيح للمستلم قبل إرسال رسالتك. تتوفر خدمات مجانية عبر الإنترنت لمساعدتك في القيام بذلك، ولكن تحقق من سمعتها قبل الوثوق بمستنداتك لها. عادةً ما تقدم لك الشركة التي تحتاج إلى تقديم نموذج W-9 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية نموذجًا لتعبئته.
الفشل في تقديم نموذج W-9
إذا طلب منك أحدهم تعبئة نموذج W-9، فعادةً ما يكون ذلك لسبب وجيه. كن متشككًا في الطلبات التي لا تعرف سبب حاجتها لمعلوماتك أو من يقوم بطلبها. من المتوقع أن يتم تلبية الطلبات كجزء من أنشطة التشغيل التجارية العادية.
هناك بعض العواقب إذا لم تقم بتقديم نموذج W-9. أولاً، يتعين على الدافع أن يبدأ في حجب الضرائب من المدفوعات المستقبلية. اعتبارًا من عام 2023، فإن معدل الحجب الحالي هو 24%.
بالإضافة إلى ذلك، هناك العقوبات التالية لعدم الامتثال:
- غرامة قدرها 50 دولارًا عن كل فشل في تقديم رقم تعريف دافع الضرائب (TIN) الصحيح للطالب، إلا إذا كنت قادرًا على تقديم أدلة على أن الأخطاء لم تكن نتيجة إهمال متعمد.
- غرامة قدرها 500 دولار إذا قمت بتقديم بيان خاطئ بدون أساس معقول يؤدي إلى عدم اقتطاع احتياطي.
- غرامات أخرى و/أو السجن لتزوير الشهادات أو التأكيدات عن عمد.
- العقوبات المدنية و/أو الجنائية للكشف عن أو إساءة استخدام معلومات W-9 الخاصة بطرف آخر بما يخالف القانون الفيدرالي.
نموذج W-9 مقابل نموذج W-4
هناك نوعان من النماذج الشائعة الاستخدام لأغراض الضرائب هما النموذج W-9 والنموذج W-4. على الرغم من أن أسمائهما تبدو متشابهة، إلا أن لهما أغراضًا ومستلمين واستخدامات مختلفة تمامًا.
يخدم نموذج W-9 هدف طلب المعلومات من دافع الضرائب (عادةً ما يكون متعاقدًا مستقلاً أو مستقلاً) من أجل تقديم الضرائب. في المقابل، يستخدم الموظفون نموذج W-4 لتزويد أصحاب العمل بالمعلومات لغرض حجب ضريبة الدخل.
الجهة التي تدفع للمكلف الضريبي (الشخص أو الشركة التي تقدم الخدمات) تتلقى نموذج W-9 من المكلف الضريبي. عند الإبلاغ عن المدفوعات التي تم دفعها للمكلف الضريبي في نهاية العام، تستخدم المنظمة البيانات الموجودة في نموذج W-9 لإنشاء وإصدار نموذج 1099-MISC أو النماذج الضريبية الأخرى المناسبة.
هذا يختلف تمامًا عن النموذج W-4. يقوم الموظف بتقديم النموذج W-4 إلى صاحب العمل. يُستخدم النموذج W-4 من قبل صاحب العمل لتحديد مقدار ضريبة الدخل الفيدرالية التي يجب حجبها من راتب الموظف وتقديمها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). على عكس الحاجة إلى هذا النموذج من طرف خارجي، تسعى الشركة للحصول على النموذج W-4 من فريقها الداخلي.
أخيرًا، يتم جمع العديد من العناصر نفسها عبر كلا النموذجين. كل منهما يطلب رقم التعريف الضريبي (TIN)، الاسم، والمعلومات الضريبية ذات الصلة. ومع ذلك، فإن طبيعة المستلم مختلفة جدًا. نموذج W-4 سيطلب معلومات مثل حالة التسجيل الضريبي لدافع الضرائب (مثلًا، هل دافع الضرائب متزوج؟). بينما نموذج W-9 يطلب معلومات الشركة القانونية.
ما هو الغرض من استخدام نموذج W-9؟
يُستخدم نموذج W-9 لتقديم المعلومات الضريبية من طرف إلى آخر. إنه وسيلة رسمية لجمع المعلومات الشخصية، ويتيح طريقة قياسية لنقل المعلومات، ويتطلب من المقدم أن يصدق على أن المعلومات التي يقدمها صحيحة. يُستخدم نموذج W-9 بعد ذلك لإصدار بيانات ضريبية محددة للأشخاص غير الموظفين الذين حصلوا على أنواع معينة من المدفوعات خلال العام.
من يحتاج إلى تعبئة نموذج W-9؟
بشكل عام، أي شخص سيحصل على تعويض كغير موظف مطلوب منه ملء نموذج W-9. هناك العديد من الحالات التي قد تتطلب نموذج W-9. على سبيل المثال، يجب على دافع الضرائب الذي سيحصل على فوائد، أو يتلقى عائدات من صفقة عقارية، أو يدفع فوائد رهن عقاري منزلي، أو يدفع فوائد قرض طلابي، أو يتم إلغاء ديونه، أن يحصل أيضًا على أنواع محددة من نموذج 1098 أو 1099. ولتقديم النموذج الضريبي بدقة، قد يطلب الطرف المقابل معلوماتك الضريبية عبر نموذج W-9.
هل يُستخدم نموذج W-9 للأفراد العاملين لحسابهم الخاص؟
نعم، يتم استخدام نموذج W-9 في الغالب للأفراد الذين يعملون لحسابهم الخاص. إذا كان العامل متعاقدًا مستقلًا أو يعمل كمستقل أو لحسابه الخاص، يجب تقديم نموذج W-9 لأولئك الذين كسبت منهم أكثر من 600 دولار دون أن يتم توظيفك كموظف رسمي.
ماذا يحدث إذا لم أقدم نموذج W-9؟
إذا اخترت عدم تقديم نموذج W-9 أو إذا كانت المعلومات المقدمة غير صحيحة، سيتم خصم ضريبة اقتطاع بنسبة 24% من المدفوعات المستقبلية التي تتلقاها من عميلك. بالإضافة إلى ذلك، هناك غرامات ورسوم لعدم تقديم المعلومات الصحيحة عن عمد أو إساءة استخدام أرقام التعريف الضريبية (TINs).
الخلاصة
نموذج W-9 هو نموذج ضريبي من مصلحة الضرائب الأمريكية يطلب معلومات عن فرد يُعرّف كمواطن أمريكي أو شخص يُعرّف كمقيم أجنبي. تُستخدم هذه المعلومات لملء نموذج 1099 وتُستخدم للمقاولين المستقلين أو العاملين لحسابهم الخاص أو البائعين غير المرتبطين، ولكن ليس للموظفين. عدم ملء النموذج يمكن أن يؤدي إلى فرض غرامات.