ما هو دليل الحسابات؟
دليل الحسابات (COA) هو فهرس لجميع الحسابات المالية في دفتر الأستاذ العام للشركة. باختصار، هو أداة تنظيمية تسرد حسب الفئة والبند جميع المعاملات المالية التي أجرتها الشركة خلال فترة محاسبية معينة.
النقاط الرئيسية
- يُعتبر دليل الحسابات أداة تنظيمية مالية توفر قائمة كاملة، حسب الفئة، لكل حساب في دفتر الأستاذ العام للشركة.
- يتم استخدامه لتنظيم الشؤون المالية وتقديم رؤية وفهم أوضح للأطراف المهتمة، مثل المستثمرين والمساهمين، حول الصحة المالية للشركة.
- لضمان الوصول السريع إلى الحسابات المحددة، يحتوي كل دليل حسابات (COA) عادةً على رمز تعريف، واسم، ووصف مختصر.
- يمكن تعديل مخططات الحسابات (COAs) من قبل الشركة لتتناسب مع حجمها ونوع نشاطها التجاري.
- من المهم استخدام نفس تنسيق COA على مر الزمن لضمان دقة المقارنات من فترة إلى أخرى.
كيف يعمل دليل الحسابات
تستخدم الشركات الكبيرة والصغيرة دليل الحسابات (COA) لتنظيم شؤونها المالية وتقديم رؤية وفهم واضحين لأطراف مهتمة مثل المستثمرين والمساهمين حول صحتها المالية. يساعد فصل النفقات والإيرادات والأصول والالتزامات في تحقيق ذلك ويضمن أن تكون القوائم المالية متوافقة مع معايير التقارير.
إليك طريقة للتفكير في قائمة الحسابات (COA) كما تتعلق بأموالك الشخصية. لنفترض أن لديك حساب جاري، وحساب توفير، وشهادة إيداع (CD) في نفس البنك. عندما تقوم بتسجيل الدخول إلى حسابك عبر الإنترنت، ستذهب عادةً إلى صفحة نظرة عامة تُظهر الرصيد في كل حساب. وبالمثل، إذا كنت تستخدم برنامجًا عبر الإنترنت يساعدك في إدارة جميع حساباتك في مكان واحد، مثل Mint أو Personal Capital، فأنت تنظر إلى شيء مشابه لقائمة الحسابات الخاصة بالشركة. يمكنك رؤية جميع أصولك وخصومك في صفحة واحدة.
لا يوجد تنسيق واحد لقائمة الحسابات. عادةً، تتبع جميعها الهيكل الأساسي الموضح أدناه. ولكن الشكل النهائي والمظهر سيعتمدان على نوع العمل وحجمه.
هيكلية COA
عادةً ما يتم إعداد دليل الحسابات (COA) لعرض المعلومات بالترتيب الذي تظهر به في البيانات المالية. وهذا يعني أن حسابات الميزانية العمومية تُدرج أولاً، تليها الحسابات في قائمة الدخل.
يمكن تقسيم هذه الحسابات الأساسية للأصول والخصوم وحقوق المساهمين والإيرادات والمصروفات إلى حسابات فرعية مثل الإيرادات التشغيلية والمصروفات التشغيلية والإيرادات غير التشغيلية والخسائر غير التشغيلية.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تنظيم حسابات الإيرادات التشغيلية والمصروفات التشغيلية بشكل أكبر حسب وظيفة العمل و/أو حسب أقسام الشركة.
كمثال، قد تتضمن قائمة الحسابات لشركة صغيرة هذه الحسابات الفرعية تحت الحسابات الأساسية للأصول، والخصوم الأساسية، وحقوق المساهمين الأساسية:
الأصول
- النقدية
- حساب التوفير
- الأموال غير المودعة
- الأصول المخزونة
- المركبات
- المباني
الالتزامات
- بطاقة ائتمان الشركة
- التزامات الرواتب
حقوق المساهمين
معرّفات الحسابات
لتسهيل الأمر على القراء في تحديد الحسابات المحددة أو لمعرفة ما ينظرون إليه فورًا، يحتوي كل دليل حسابات عادةً على رموز تعريفية، وأسماء، ووصف مختصر للحسابات.
هذا النظام الترميزي مهم لأن دليل الحسابات (COA) يمكنه عرض العديد من البنود لكل معاملة في كل حساب رئيسي.
على سبيل المثال، قد تقرر الشركة ترميز الأصول من 100 إلى 199، والالتزامات من 200 إلى 299، وحقوق الملكية من 300 إلى 399، وهكذا. يمكن بعد ذلك تقسيم هذه الأرقام بشكل أكبر إلى، على سبيل المثال، الأصول المتداولة (110-119) والالتزامات المتداولة (210-219). يعتمد عدد الأرقام المستخدمة على حجم وتعقيد الشركة ومعاملاتها.
تقوم العديد من المنظمات بتصميم مخطط الحسابات (COA) بحيث يتم تجميع معلومات المصروفات بشكل منفصل حسب القسم. وبالتالي، فإن قسم المبيعات، وقسم الهندسة، وقسم المحاسبة لديهم جميعًا نفس مجموعة حسابات المصروفات. تشمل أمثلة حسابات المصروفات تكلفة البضائع المباعة (COGS)، مصاريف الإهلاك، مصاريف المرافق، ومصاريف الأجور.
اعتبارات خاصة
يمكن أن تختلف مخططات الحسابات (COAs) ويتم تخصيصها لتعكس عمليات الشركة. ومع ذلك، يجب أيضًا أن تحترم الإرشادات التي وضعتها مجلس معايير المحاسبة المالية (FASB) والمبادئ المحاسبية المقبولة عمومًا (GAAP).
من الأهمية البالغة أن يتم الحفاظ على نفس مخطط الحسابات (COAs) من سنة إلى أخرى. يضمن ذلك إمكانية إجراء مقارنات دقيقة للوضع المالي للشركة على مر الزمن.
مثال
إليك مثال على دليل الحسابات.
لماذا يُعتبر دليل الحسابات مهمًا؟
إنها أداة مالية مهمة جدًا تنظم العديد من المعاملات المالية بطريقة يسهل الوصول إليها. نظرًا لأن المعاملات تُعرض كبنود سطرية، يمكن العثور عليها وتقييمها بسرعة. هذا أمر حيوي لتزويد المستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين بنظرة شاملة على البيانات المالية للشركة.
هل يوجد تنسيق موحد لحسابات الأستاذ (COA)؟
ليس بالضرورة. يمكن للشركة استخدام أو إنشاء أو تعديل أي تنسيق تريده. لكن التجربة أظهرت أن التنسيق الأكثر شيوعًا ينظم المعلومات حسب الحساب الفردي ويخصص لكل حساب رمزًا ووصفًا. المهم هو استخدام نفس التنسيق بمرور الوقت لضمان الاتساق في المقارنات من فترة إلى أخرى ومن سنة إلى أخرى.
هل يتطلب وجود دليل حسابات؟
لا، ولكن يُعتبر ذلك ضروريًا من قبل جميع أنواع الشركات التي تسعى لتصنيف جميع معاملاتها بحيث يمكن الرجوع إليها بسرعة وسهولة.
الخلاصة
مخطط الحسابات هو وثيقة تقوم بترقيم وإدراج جميع المعاملات المالية التي تقوم بها الشركة خلال فترة محاسبية. يتم عادةً ترتيب المعلومات في فئات تتوافق مع تلك الموجودة في الميزانية العمومية وبيان الدخل.
يُعتبر دليل الحسابات أداة مفيدة للغاية لما يقدمه من وصول إلى معلومات مالية مفصلة للأفراد داخل الشركات وغيرهم، بما في ذلك المستثمرين والمساهمين.