ما هو الخطأ المحاسبي؟
الخطأ المحاسبي هو خطأ في إدخال محاسبي لم يكن مقصودًا. عند اكتشافه، يتم عادةً تصحيح الخطأ أو الغلطة فورًا. إذا لم يكن هناك حل فوري، يتم إجراء تحقيق في الخطأ. يجب عدم الخلط بين الخطأ المحاسبي والاحتيال، وهو عمل متعمد لإخفاء أو تغيير الإدخالات لصالح الشركة. على الرغم من وجود أنواع عديدة من الأخطاء، فإن الأخطاء المحاسبية الأكثر شيوعًا هي إما أخطاء كتابية أو أخطاء في مبدأ المحاسبة.
النقاط الرئيسية
- الخطأ المحاسبي هو خطأ في قيد محاسبي لم يكن مقصودًا.
- لا ينبغي الخلط بين الخطأ المحاسبي والاحتيال، الذي هو فعل متعمد لإخفاء أو تعديل الإدخالات لصالح الشركة.
- يمكن أن تشمل الأخطاء المحاسبية تكرار نفس القيد، أو تسجيل حساب بشكل صحيح ولكن للعميل أو المورد الخطأ.
- يتضمن خطأ الإغفال عدم تسجيل أي قيد على الرغم من حدوث معاملة خلال الفترة.
فهم الأخطاء المحاسبية
الأخطاء المحاسبية هي أخطاء غير مقصودة في مسك الدفاتر وغالبًا ما يكون من السهل تحديدها وإصلاحها. على سبيل المثال، إذا لم تتساوى المدينين والدائنين في ميزان المراجعة، يمكن للمحاسب بسهولة معرفة الحساب غير الدقيق. ميزان المراجعة هو نوع من ورقة العمل التي يستخدمها المحاسبون لتسجيل الإدخالات المدينة والدائنة. يتم نقل الإجماليات من ميزان المراجعة لاحقًا إلى القوائم المالية في نهاية فترة التقرير. ومع ذلك، هناك حالات حيث توجد أخطاء محاسبية، لكن ميزان المراجعة ليس خارج التوازن، مما قد يجعل من الصعب تحديد الأخطاء وإصلاحها.
أنواع الأخطاء المحاسبية
بعض الشركات مثل البنوك وتجار التجزئة الذين يتعاملون مع كميات كبيرة من النقد يمكن أن يصدروا عن غير قصد تغييرًا خاطئًا أو يرتكبوا أخطاء في عد النقود. الفروقات بين المبالغ المتوقعة والفعلية تُسمى "الفائض أو النقص النقدي." يتم الاحتفاظ بهذا الحساب كجزء من بيان الدخل للشركة.
هناك العديد من الأنواع الأخرى من الأخطاء المحاسبية، وفيما يلي بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا.
خطأ في الإدخال الأصلي
خطأ الإدخال الأصلي يحدث عندما يتم تسجيل مبلغ خاطئ في حساب ما. الخطأ المسجل بالمبلغ الخاطئ سينعكس أيضًا في أي من الحسابات الأخرى المتعلقة بالمعاملة. بمعنى آخر، جميع الحسابات المعنية ستكون متوازنة ولكن بالمبالغ الخاطئة.
خطأ التكرار
خطأ التكرار يحدث عندما يتم تكرار قيد محاسبي، بمعنى أنه يتم تسجيله مرتين كمدين أو دائن لنفس القيد. على سبيل المثال، إذا تم تسجيل مصروف مرتين لنفس المبلغ، فسيكون ذلك خطأ تكرار.
خطأ الإغفال
خطأ الإغفال يحدث عندما لا يتم تسجيل قيد معين على الرغم من حدوث معاملة خلال الفترة. على سبيل المثال، حساب الحسابات الدائنة، وهي الديون قصيرة الأجل التي تدين بها الشركات للموردين والبائعين، لا يتم تقييده عندما يتم شراء البضائع على الحساب. هذا شائع عندما يكون هناك العديد من الفواتير من البائعين التي تحتاج إلى تسجيل، وتضيع الفاتورة أو لا يتم تسجيلها بشكل صحيح.
يمكن أن يشمل خطأ الإغفال أيضًا نسيان تسجيل بيع منتج لعميل أو الإيرادات المستلمة من الحسابات المدينة. تعكس الحسابات المدينة الأموال المستحقة من العملاء لشركة مقابل المنتجات المباعة.
خطأ في عكس الإدخال
خطأ عكس القيد هو عندما يتم تسجيل القيد المحاسبي في الاتجاه الخاطئ، بمعنى أنه تم تسجيل مدين كدائن أو العكس. على سبيل المثال، يتم تسجيل تكلفة البضائع المباعة، التي تحتوي على المواد الخام والمخزون، كدائن بدلاً من مدين، ويتم تسجيل المخزون النهائي كمدين بدلاً من دائن.
خطأ في المبدأ
خطأ في مبدأ المحاسبة يحدث عندما يتم تطبيق مبدأ محاسبي بشكل خاطئ. على سبيل المثال، يتم تسجيل شراء المعدات كمصروفات تشغيلية. المصروفات التشغيلية هي المصروفات اليومية ولا تشمل شراء الأصول الثابتة. كما يجب تسجيل مشتريات الأصول في الميزانية العمومية بينما يجب تسجيل المصروفات التشغيلية في قائمة الدخل.
خطأ العمولة
خطأ العمولة هو خطأ يحدث عندما يقوم محاسب أو كاتب حسابات بتسجيل خصم أو ائتمان في الحساب الصحيح ولكن في الحساب الفرعي أو الدفتر الخاطئ. على سبيل المثال، يتم تسجيل الأموال التي تم استلامها من عميل بشكل صحيح في حساب الذمم المدينة، ولكن لحساب عميل خاطئ. سيظهر الخطأ في دفتر الذمم المدينة الفرعي، الذي يحتوي على جميع فواتير العملاء والمعاملات.
يُعتبر الدفع لمورد مسجل كحسابات مستحقة الدفع، ولكن إلى الفاتورة أو المورد الخطأ، خطأ في التنفيذ أيضًا. سيظهر الخطأ كما لو تم تسجيله إلى المورد الخطأ في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة الدفع.
خطأ التعويض
الخطأ التعويضي هو عندما يتم تعويض خطأ ما بواسطة إدخال متوازن يكون أيضًا خاطئًا. على سبيل المثال، يتم تسجيل مبلغ خاطئ في المخزون ويتم تعويضه بتسجيل نفس المبلغ الخاطئ في الحسابات الدائنة لدفع ثمن ذلك المخزون.
الكشف عن الأخطاء المحاسبية ومنعها
الأخطاء المحاسبية غير المقصودة شائعة إذا لم يكن كاتب اليومية حذرًا أو إذا كان البرنامج المحاسبي قديمًا. عادةً ما يتم اكتشاف مثل هذه الأخطاء عندما تقوم الشركات بإغلاق دفاترها في نهاية الشهر. قد تقوم بعض الشركات بأداء هذه المهمة في نهاية كل أسبوع. يمكن تصحيح معظم الأخطاء، إن لم يكن جميعها، بسهولة تامة.
قد يكون من الضروري وجود سجل تدقيق إذا لم يتم حل التباين المادي بسرعة. الطريقة العادية للتعامل مع التباينات غير المادية هي إنشاء حساب معلق في الميزانية العمومية أو خصم المبلغ البسيط في بيان الدخل تحت بند "أخرى".
متابعة الفواتير للعملاء ومن الموردين والتأكد من إدخالها فورًا وبشكل صحيح في برنامج المحاسبة يمكن أن يساعد في تقليل الأخطاء الكتابية. يمكن أن تساعد مطابقة البنك الشهرية في اكتشاف الأخطاء قبل فترة التقرير في نهاية الربع أو السنة المالية. مطابقة البنك هي مقارنة بين السجلات المالية الداخلية للشركة والمعاملات مع سجلات بيان البنك للشركة.
بالطبع، لا يمكن لأي شركة منع جميع الأخطاء، ولكن مع وجود الضوابط الداخلية المناسبة، يمكن تحديدها وتصحيحها بسرعة نسبية.